Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es ist wichtig, vor der Ankunft des Gastes Kontakt aufzunehmen, um Check-in-Details zu bestätigen und eine reibungslose Erfahrung zu gewährleisten. Diese Anleitung hilft dir, deine Gäste effektiv zu erreichen und zeigt dir, was du tun kannst, falls der Kontakt schwierig ist.

Gäste kontaktieren mit Guest Messaging

Das Guest Messaging-Feature ist die zuverlässigste Methode, um vor der Ankunft mit deinen Gästen in Kontakt zu treten. Es bündelt alle Gastkommunikation an einem Ort – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder deiner eigenen Website stammt.

So greifst du auf Guest Messaging zu:

• Gehe zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Gespräche zu sehen
• Oder öffne eine bestimmte Buchung im Buchungen-Tab und klicke auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetailansicht, um direkt zum Gast zu gelangen

KI-Assistent für automatische Antworten

Ein KI-Assistent ist ohne zusätzliche Kosten enthalten und beantwortet automatisch häufige Gastfragen zu Check-in, Ausstattung, Anfahrtswegen und mehr. Die Nachrichten werden automatisch zwischen deiner Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt. Du kannst jederzeit in das Gespräch eingreifen und anpassen, welche Themen der KI-Assistent übernimmt.

Kontaktdaten von Gästen nach Kanal

Guest Messaging funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle können persönliche Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail jedoch verborgen sein:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu & direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen geschützt. Die persönliche E-Mail wird sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Gastgeber: Falls du noch keinen bestätigten Check-in abgeschlossen hast, sind Gastkontaktdaten bis zwei Tage vor Check-in verborgen. Nach deinem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Falls du den Gast nicht erreichen kannst

Versuche diese Methoden der Reihe nach:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal
2. WhatsApp – sende eine kurze, höfliche Nachricht
3. Telefonanruf – wenn es keine Antwort auf WhatsApp gibt
4. E-Mail – folge auf, falls verfügbar

Beispiel für eine freundliche Nachricht:

"Hallo [Gastname], hier ist [Dein Name] vom [Eigenschaftsname]. Ich möchte nur deine Ankunftszeit bestätigen. Bitte lass mich wissen, wann du ankommen kannst. Ich freue mich darauf, dich willkommen zu heißen!"

Wenn der Gast nicht antwortet

Falls Check-in innerhalb der nächsten 7 Tage stattfindet und du über alle Kanäle keine Antwort erhalten hast, kontaktiere unser Support-Team über das Holidu-Assistentenformular. Das Team kann Buchungsdetails überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen.

Best Practices, um Kommunikationslücken zu vermeiden

1. Gäste früh über Guest Messaging kontaktieren

Sende wenige Tage vor der Ankunft eine freundliche Willkommensnachricht. Der KI-Assistent kann Anschlussfragen automatisch bearbeiten und setzt einen positiven Ton für deinen Service.

2. Klare Ankunftsinstruktionen im Voraus bereitstellen

Stelle sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsinformationen kennen. Dies reduziert Verwirrung und Verzögerungen.

3. Automatisierte Nachrichten nutzen

Guest Connect-Nachrichten funktionieren zusammen mit Guest Messaging. Wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.

4. Self Check-in aktivieren, falls möglich

Dies vermeidet Last-Minute-Stress, falls die Kommunikation verzögert ist.

5. Gäste 2–3 Tage vor Ankunft um Bestätigung bitten

Eine kurze Nachricht hält alle Beteiligten auf dem gleichen Stand.

Wichtige Hinweise

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Gassinformationen in deinem Auftrag zu sammeln. Falls du diese Details zu Registrierungszwecken benötigst, kontaktiere die Gäste bitte direkt. Wenn du Hilfe benötigst, nutze bitte das Kontaktformular auf unserer Website – unser mehrsprachiges Support-Team ist sieben Tage die Woche für dich da.

Mit diesen Best Practices und dem Guest Messaging-System von Holidu kannst du sicherstellen, dass du immer mit deinen Gästen verbunden bleibst und eine großartige Erfahrung schaffst.