Es kann frustrierend sein, wenn Sie Ihren Gast vor der Ankunft nicht erreichen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste über verschiedene Buchungsplattformen kontaktieren und welche Schritte Sie unternehmen sollten, wenn die Kommunikation schwierig wird.

Gäste vor Ankunft kontaktieren

Schritt 1: Reservierung in Ihrem Holidu-Hostkonto finden

Navigieren Sie zum Tab Reservierungen in Ihrem Hostbereich. Nutzen Sie die verfügbaren Filter oder die Suchfunktion, um die relevante Buchung zu finden.

Schritt 2: Buchungskanal identifizieren

Überprüfen Sie, über welche Plattform die Buchung erfolgt ist. Dies ist wichtig, da sich die verfügbaren Kontaktinformationen je nach Kanal unterscheiden:

• Airbnb
• Booking.com
• Holidu
• Andere Kanäle

Schritt 3: Gäste je nach Buchungskanal kontaktieren

Airbnb und Booking.com

Bei Buchungen über Airbnb oder Booking.com ist die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes möglicherweise nicht verfügbar. Diese Plattformen halten solche Informationen aus Datenschutzgründen privat und nutzen ihre eigenen internen Nachrichtensysteme. Gäste sind nicht verpflichtet, ihre private E-Mail-Adresse bereitzustellen.

In diesen Fällen versuchen Sie, den Gast über die verfügbare Telefonnummer oder WhatsApp zu kontaktieren.

Holidu und andere Kanäle

Bei Buchungen direkt über Holidu oder andere Kanäle sind die Kontaktdaten des Gastes (Telefon und E-Mail) standardmäßig sichtbar.

Wenn Gastinformationen nicht sichtbar sind

Beachten Sie folgende Punkte:

• Überprüfen Sie, ob die Buchung von Airbnb oder Booking.com stammt, da diese Plattformen persönliche E-Mail-Adressen maskieren
• Falls Sie ein neuer Host ohne bestätigte Check-ins sind, werden Gastinformationen bis zu 2 Tage vor der Ankunft maskiert

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen können?

Mehrere Kontaktmethoden verwenden

Gäste reagieren möglicherweise schneller auf einen Kanal als auf einen anderen. Versuchen Sie, den Gast über mehrere Wege zu erreichen:

WhatsApp

Senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht. Dies ist oft der schnellste Weg zur Kontaktaufnahme.

Telefonanruf

Falls keine Antwort auf WhatsApp erfolgt, rufen Sie den Gast an. Ein kurzes, freundliches Gespräch kann Missverständnisse schnell klären.

E-Mail

Falls verfügbar, schließen Sie mit einer E-Mail nach. Dies hinterlässt eine schriftliche Dokumentation der Kontaktaufnahme.

Muster-Nachricht

Verwenden Sie eine freundliche und prägnante Nachricht. Beispiel:

Hallo [Gastname], hier ist [Ihr Name] von [Eigenschaftsname]. Ich wollte nur die Ankunftszeit bestätigen. Bitte teilen Sie mir Bescheid, wenn Sie Zeit haben. Ich freue mich auf Sie!

Wenn alle Kontaktversuche fehlschlagen

Falls Sie den Gast über alle verfügbaren Kanäle nicht erreichen können und der Check-in in den nächsten 7 Tagen ansteht, kontaktieren Sie bitte unser Supportteam über den Holidu-Assistenten.

Unser Team kann:

• Die Buchungsdetails überprüfen und den Gast direkt kontaktieren, falls notwendig
• Den Gast über die Plattform kontaktieren, über die die Buchung erfolgt ist (z. B. Booking.com oder Airbnb)

Wichtige Informationen

Maskierung von Gastdaten

Gastinformationen werden temporär für Hosts maskiert, die noch keinen bestätigten Check-in abgeschlossen haben. Diese Informationen werden 2 Tage vor der Ankunft freigegeben.

Nach Abschluss des ersten erfolgreichen Check-ins werden Gastdaten für zukünftige Reservierungen nicht mehr maskiert, unabhängig vom Verifizierungsstatus.

Airbnb und Booking.com spezifische Hinweise

Die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn der Gast das Ankunftsformular nicht ausgefüllt hat.

Kontenverifizierung

Eine vollständige Kontoverifizierung ist erforderlich, um Auszahlungen für alle Buchungen zu erhalten.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

Um die Wahrscheinlichkeit von nicht reagierenden Gästen in Zukunft zu reduzieren, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

1. Klare Ankunftsinstruktionen im Voraus senden

Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Standort und die Zugangsdetails kennen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Hinzufügung von Ankunftsinstruktionen.

2. Automatisierte Nachrichten verwenden

Senden Sie freundliche Erinnerungen vor der Ankunft, um Zeiten zu bestätigen oder Zugriffscodes weiterzugeben. Lesen Sie mehr über automatisierte Nachrichten in unserem Hilfebereich.

3. Selbst-Check-in aktivieren, wenn möglich

Dies hilft, Stress bei letzten Änderungen zu vermeiden, falls die Kommunikation verzögert ist.

4. Gäste mehrere Tage vor Check-in zur Bestätigung auffordern

Senden Sie 2-3 Tage vor der Ankunft eine einfache Nachricht, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind.

5. Gastankunftsinformationen hinzufügen

Achten Sie darauf, diese Informationen im Abschnitt Gastankunftsinformationen in Ihrem Holidu-Konto unter Konfiguration hinzuzufügen.

Hinweis zur Datenschutz

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Gastinformationen im Namen des Hosts zu sammeln. Falls Sie diese Daten für Registrierungszwecke benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an den Gast.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, verwenden Sie bitte das Kontaktformular in unserem Hilfebereich, um unser Supportteam zu erreichen. Wir sind hier, um Ihnen zu helfen.