Es kann frustrierend sein, wenn Sie einen Gast nicht erreichen können, besonders wenn die Ankunft unmittelbar bevorsteht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste vor ihrer Ankunft kontaktieren und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, wenn Sie keinen Kontakt herstellen können.

Gästenachrichtenbox nutzen – Ihr Postfach für alle Gästegespräche

Die Gästenachrichtenbox von Holidu bringt alle Ihre Gästeunterhaltungen an einem Ort zusammen – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Host-Website stammt. Dies ist der schnellste und zuverlässigste Weg, um Gäste vor der Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie darauf zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetailansicht, um direkt zu der Unterhaltung mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent:

Ein KI-Assistent ist kostenfrei enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen – zu Check-in, Ausstattung, Anfahrtsbeschreibung und vielem mehr – basierend auf den Themen, die Sie in Einstellungen verwalten zugewiesen haben. Nachrichten werden auch automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprache nie ein Hindernis darstellt. Sie können jederzeit ein Gespräch übernehmen oder jederzeit anpassen, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet.

Gäste kontaktdaten nach Kanal

Die Gästenachrichtenbox funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle sind jedoch zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) möglicherweise nicht sichtbar:

Bei Buchungen von Airbnb, Booking.com und Vrbo bleibt die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen privat. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn dieser das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Hosts: Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind Gäste-Kontaktdaten bis 2 Tage vor dem Check-in maskiert. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Beschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen können

Versuchen Sie diese Methoden der Reihe nach:

1. Gästenachrichtenbox (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Telefonanruf – wenn es auf WhatsApp keine Antwort gibt.
4. E-Mail – folgen Sie nach, falls verfügbar.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

"Hallo [Gastname], hier ist [Ihr Name] von [Unterkunftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, wann Sie Zeit haben. Ich freue mich darauf, Sie willkommen zu heißen!"

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über alle Kanäle hinweg keine Antwort erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistent. Unser Team kann helfen, Buchungsdetails zu überprüfen und den Gast bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal zu erreichen.

Bewährte Praktiken zur Vermeidung von Kommunikationslücken

1. Kontaktieren Sie Gäste frühzeitig über die Gästenachrichtenbox. Eine freundliche Willkommensnachricht ein paar Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann Anschlussfragen automatisch bearbeiten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennen.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Nachrichten funktionieren zusammen mit der Gästenachrichtenbox – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Ermöglichen Sie selbst durchgeführte Check-ins, wo möglich. Dies vermeidet Last-Minute-Stress, wenn die Kommunikation verzögert wird.
5. Bitten Sie Gäste, ihre Ankunftszeit 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem gleichen Stand.

Unterstützung durch unser Team

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu erfassen. Wenn Sie diese Daten zu Registrierungszwecken benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt. Unser Team mit lokaler Sprachunterstützung steht Ihnen 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn Sie eine helfende Hand benötigen.

Wenn Sie weitere Hilfe benötigen oder auf Probleme stoßen, nutzen Sie bitte unser Kontaktformular, um unser Support-Team zu erreichen.