Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Die Kommunikation mit Gästen vor deren Ankunft ist ein wichtiger Teil des Hosting-Prozesses. Wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen können, gibt es mehrere bewährte Methoden und Plattformen, um Kontakt aufzunehmen. Dieser Artikel führt Sie durch die verschiedenen Optionen und zeigt, wie Sie effektiv mit Gästen von Airbnb, Booking.com und Holidu kommunizieren.

Nutzen Sie die Gäste-Messaging-Funktion

Die beste und zuverlässigste Methode, um Gäste vor ihrer Ankunft zu erreichen, ist die Gäste-Messaging-Funktion von Holidu. Diese Funktion vereint alle Ihre Gast-Konversationen an einem Ort – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Website stammt.

So greifen Sie auf das Gäste-Messaging zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Konversationen zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine spezifische Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetailansicht, um direkt zur Konversation mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent für automatische Antworten

Im Gäste-Messaging ist ein KI-Assistent ohne zusätzliche Kosten enthalten, der häufig gestellte Gast-Fragen automatisch beantwortet – zu Themen wie Check-in, Ausstattung und Anfahrtsanweisungen. Der KI-Assistent übersetzt Nachrichten automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes, sodass Sprachbarrieren kein Problem darstellen. Sie können jederzeit die Kontrolle über eine Konversation übernehmen oder den KI-Assistenten ausschalten, wenn Sie Nachrichten lieber selbst bearbeiten möchten.

Kontaktdaten nach Buchungskanal

Das Gäste-Messaging funktioniert auf allen Kanälen. Je nach Buchungsquelle können zusätzliche Kontaktdetails (Telefon, persönliche E-Mail) jedoch unterschiedlich verfügbar sein:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu und direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Airbnb-, Booking.com- und Vrbo-Buchungen wird die persönliche E-Mail des Gastes durch diese Plattformen geschützt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn er das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Hosts – Wartefrist für Kontaktdaten

Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, werden Gast-Kontaktdetails bis 2 Tage vor Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Beschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Wenn Sie den Gast nicht erreichen können – Schrittweise Anleitung

Wenn der erste Kontaktversuch über Gäste-Messaging erfolglos war, folgen Sie dieser Reihenfolge:

1. Gäste-Messaging (Nachrichten → Posteingang) – Dies ist immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – Senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Telefonischer Anruf – Wenn auf WhatsApp keine Antwort kommt.
4. E-Mail – Falls verfügbar, als abschließendes Follow-up.

Beispiel für eine freundliche Kontaktnachricht:

„Hallo [Gastname], hier ist [Ihr Name] von [Unterkunftsname]. Ich möchte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte teilen Sie mir Bescheid, wenn Sie Zeit haben. Ich freue mich darauf, Sie willkommen zu heißen!"

Wenn Sie den Gast nicht erreichen – Nächste Schritte

Falls der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über alle Kanäle keine Antwort erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistenten. Das Team kann Buchungsdetails überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen, falls erforderlich.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Gäste immer erreichen und die Kommunikation reibungslos verläuft, beachten Sie diese bewährten Praktiken:

1. Schreiben Sie Gästen frühzeitig über Gäste-Messaging

Senden Sie eine freundliche Willkommensnachricht ein paar Tage vor der Ankunft. Dies setzt einen positiven Ton und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann Anschlussfragen automatisch beantworten.

2. Teilen Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus mit

Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Standort und die Zugangsinformationen kennen. Ermöglichen Sie es Gästen, alle notwendigen Informationen zu sehen, bevor sie ankommen.

3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten

Automatisierte Nachrichten funktionieren zusammen mit Gäste-Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen. Dies spart Zeit und gewährleistet konsistente Kommunikation.

4. Ermöglichen Sie kontaktloses Check-in

Wo möglich, implementieren Sie Selbst-Check-in-Optionen. Dies vermeidet Last-Minute-Stress, falls die Kommunikation verzögert ist.

5. Bitten Sie Gäste, 2–3 Tage vor Ankunft zu bestätigen

Eine kurze Nachricht zur Bestätigung der Ankunftszeit hält alle auf dem gleichen Stand und schafft Klarheit.

Weitere Ressourcen und Support

Für zusätzliche Informationen zur Konfiguration Ihrer Unterkunft und zur Optimierung der Gast-Kommunikation können Sie die folgenden Ressourcen nutzen:

• Erfahren Sie, wie Sie Ankunftsinstruktionen hinzufügen, um Gäste besser zu informieren.
• Entdecken Sie automatisierte Nachrichtenoptionen für regelmäßige Gäste-Kommunikation.
• Lesen Sie mehr über die Gäste-Messaging-Funktion und deren Vorteile.

Wichtige Hinweise

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu sammeln. Wenn Sie diese Daten für Registrierungszwecke benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt.

Unser lokales Support-Team ist 7 Tage die Woche verfügbar und hilft Ihnen gerne weiter, wenn Sie bei der Gast-Kommunikation Unterstützung benötigen. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe brauchen, verwenden Sie bitte unser Kontaktformular, um unser Team zu erreichen.

Zusammenfassung

Die Kommunikation mit Gästen vor ihrer Ankunft ist entscheidend für ein positives Hosting-Erlebnis. Nutzen Sie die Gäste-Messaging-Funktion als primäre Kontaktmethode, folgen Sie einer strukturierten Herangehensweise bei Kommunikationsproblemen, und implementieren Sie Best Practices, um Lücken zu vermeiden. Mit diesen Strategien stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Gäste immer erreichen und einen reibungslosen Check-in-Prozess gewährleisten.