Hinweis: Diese Funktion wird derzeit erweitert und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Falls Sie Ihre Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion automatisiert den Prozess der Gästregistrierung bei lokalen Behörden. Nach der Buchung erhalten Ihre Gäste ein Formular, in dem sie ihre erforderlichen Daten eingeben können. Holidu übernimmt dann die sichere Übertragung dieser Daten an die zuständigen Behörden – vollständig automatisiert und kostenlos.

Warum ist dies notwendig?

In vielen Ländern wie Spanien, Italien, Portugal und Deutschland sind Vermieter gesetzlich verpflichtet, Informationen über alle Gäste kurz nach dem Check-in den lokalen Behörden zu melden. Diese Regulierung trägt zu Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und rechtlicher Compliance bei. Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Strafen oder Bußgeldern führen. Daher ist es entscheidend, ein zuverlässiges System zur Erfüllung dieser Anforderungen zu haben.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übertragung?

Die Online-Check-in-Funktion in Ihrem Holidu-Konto bietet mehrere wichtige Vorteile:

• Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• Automatische Gästdatenübertragung an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit zur Kontrolle herunterladen können
• Integrierte Erinnerungen und Gastkommunikation
• Vollständig kostenlos für Holidu-Vermieter
• Sichere und datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Gästdaten

Wie richten Sie die Funktion ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal, Deutschland und arbeiten daran, Italien in Kürze hinzuzufügen.

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft zu AVS
Italien	Alloggiati Web (derzeit pausiert)	Check-in-Funktion in Italien

Nach Erhalt Ihrer Anmeldedaten folgen Sie dieser Anleitung, um Ihre Online-Check-in-Funktion einzurichten.

Wie funktioniert es für Ihre Gäste?

Nach dem Abschluss der Konfiguration läuft der Prozess folgendermaßen ab:

1. Nach der Buchung erhält der Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Pass oder Ausweis). Dieser Vorgang muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übertragen und im System gespeichert.
4. Falls ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Falls Ihre Gäste nicht komme, können Sie die Daten jederzeit manuell eingeben.

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gästdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie laden Sie Ihr Gästebuch herunter?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details"

1. Im oberen Bereich des Popups, das sich öffnet, finden Sie die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes. Klicken Sie darauf und Sie finden den Button „Alles herunterladen".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das Gesetz verpflichtet Vermieter, alle Gäste bei den lokalen Behörden zu registrieren. Dieses Tool automatisiert den Prozess, stellt die rechtliche Compliance sicher und spart Vermieternn Zeit.

Mit welchen Behörden kann ich mich verbinden?

Dies hängt von Ihrer Region ab. Sie sollten sich mit der zuständigen Behörde in Ihrem Land und in Ihrer Region verbinden.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen nutzen?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästdaten aus früheren Reservierungen senden?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Reservierungen, die vor der Aktivierung der Polizeivebindung vorgenommen wurden, sind nicht abgedeckt. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer zuständigen Behörde registrieren.

Welche Gästdaten werden erfasst und versendet?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/Nummer usw.). Nur die erforderlichen Mindestdaten sind für den Vermieter sichtbar (Name, Alter). Alle Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gästdaten?

Wir zeigen Vermietern nur die Namen und das Alter der Gäste an, was für das Gästebuch erforderlich ist. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweißummern an.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen eingeben und dann die Reservierung stornieren?

Wenn der Gast seine Reservierung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden versendet.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten eingeben?

Wir senden in diesen Fällen keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch für jede Reservierung sehen, ob die Gäste ihre Daten eingegeben haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweis und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss vermerkt werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten automatisch eine Erinnerung 5 Tage vor dem Ankunftstag. Falls das Formular immer noch nicht ausgefüllt ist, kann der Vermieter entweder:

• Das Formular in Anwesenheit des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut versenden

Die Daten müssen vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag eingereicht werden, um von unserer automatischen Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt vom Buchungsdetails-Bildschirm aus. Sie können auch ihre Ausweise scannen oder Daten manuell beim Check-in eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Nach der Übermittlung an die Behörde können Daten nicht mehr bearbeitet werden. Falls ein Fehler vorliegt, kontaktieren Sie den Holidu-Support oder geben Sie die Daten manuell direkt im Behördenportal ein.

Wann werden die Daten an die Behörde versendet?

Automatisch um 23:00 Uhr am Check-in-Tag. Vermieter sind dafür verantwortlich, dass die Daten bis zu diesem Zeitpunkt vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur Hauptkonten (mit Bearbeitungsrechten) können Verbindungen konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular in den Buchungsdetails sehen, können es aber nicht aktivieren oder verwalten.

Was passiert, wenn meine Anmeldedaten bei der Behörde geändert oder abgelaufen sind?

Sie müssen diese manuell in Holidu aktualisieren. Abgelaufene Passwörter können zu einer fehlgeschlagenen Datenübertragung führen. Überprüfen Sie immer den Verbindungsstatus im Abschnitt „Konto".

Ist das Gästebuch gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Das Gästebuch