Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg fordert, sind Sie als Gastgeber verantwortlich für deren Ausstellung.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Immobilienverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich gesehen bleiben Sie der Dienstleister und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen an Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast bezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen nur nach dem Check-out des Gastes aus.
• Lokale Steuerregeln können unterschiedlich sein – konsultieren Sie im Zweifelsfall einen Steuerberater.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt auszustellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft, daher bleiben Sie als Gastgeber oder Immobilienverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger USt-IdNr. ist die Ausstellung einer Rechnung nach jedem Aufenthalt obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchhaltungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Festlands-MwSt. (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber die IGIC-Regeln befolgen.

Was ist das Gast-Rechnungs-Tool?

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellt Holidu das Gast-Rechnungs-Tool in Ihrem Gastgeberkonto zur Verfügung. Mit dem Tool können Sie ganz einfach rechtskonforme Rechnungen direkt über Ihr Holidu-Konto erstellen.

Hauptfunktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jeden bestätigten Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuerregeln.
• Flexibler Workflow: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie: Sobald eine Rechnung ausgestellt wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet oder geändert werden. Wenn Sie sich unsicher sind, wählen Sie "Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie "Speichern und Ausstellen" wählen, wird sie endgültig und nicht mehr änderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finden Sie das Gast-Rechnungs-Tool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zum Tab "Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gast-Rechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zum Tab Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Erstellen Sie eine Rechnung für Ihre Gäste.

So konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungs-Einstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell aussehen und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Daten und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und rechtlichen Informationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen umschalten:

• MwSt. anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und MwSt. auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Ihre USt-IdNr., persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments angezeigt werden sollen.
• Rechtliche Fußzeilentexte: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten "Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z.B. eine Danksagung oder ein spezifischer rechtlicher Haftungsausschluss, der von Ihrer Region verlangt wird).

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails: Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache (Deutsch oder Englisch).

2. Fügen Sie Gastinformationen hinzu: Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die USt-IdNr. ein (falls zutreffend).

3. Überprüfen und passen Sie an: Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der Rechtlichen Fußzeile hinzufügen. Die in der Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Finalisieren Sie die Rechnung:

• Stornieren: Verwerfen Sie den Entwurf.
• Speichern und Schließen: Behalten Sie es als Entwurf zur späteren Bearbeitung.
• Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr geändert werden.

5. Herunterladen und Senden:
Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast gesendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Workflow

Unter Einstellungen zur automatischen Rechnungsnummerierung können Sie Folgendes tun:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie diese Option ein, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist und Sie manuelle Aufzeichnungen sparen.

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um Zusatzleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus zu berechnen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die persönliche Steuernummer (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden (diese Informationen werden nicht automatisch auf alle Rechnungen übertragen, aber das Feld bleibt leer). Die korrekte Nummer, die stattdessen verwendet werden sollte, ist die Steuernummer.

So konfigurieren Sie die Steuernummer, damit alle Rechnungen sie enthalten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen unter Rechnungen im Gast-Rechnungs-Tool.
2. Suchen Sie das Feld Steuernummer.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Geben Sie die gültige Steuernummer manuell ein.
5. Speichern Sie die Einstellungen.

Nach dem Speichern wird diese Nummer standardmäßig im Rechnungsformular angezeigt.

Wichtige Erinnerungen

• Stellen Sie immer Rechnungen für den vollständigen Betrag, den der Gast bezahlt hat, aus.
• Stellen Sie nur nach dem Check-out aus.
• Holidu's Provision wird vor der Auszahlung abgezogen, muss aber dennoch im Gesamtbetrag erscheinen.
• Wenn eine Buchung storniert wird, können Gäste eine Stornierungsrechnung anfordern.
• Holidu stellt das Tool zur Verfügung, aber Sie bleiben der offizielle Aussteller aller Rechnungen.

Verwendung des Gast-Rechnungs-Tools als Privatvermieter

Sie müssen kein registriertes Unternehmen sein, um das Gast-Rechnungs-Tool zu verwenden. Wenn Sie Ihre Immobilie als Privatvermieter vermieten, steht Ihnen das Tool auch zur Verfügung – und es kann die Erstellung von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste erheblich vereinfachen.

Wichtige Punkte für Privatvermieter

• Das Tool ist optional. Es gibt keine Verpflichtung, das Gast-Rechnungs-Tool zu verwenden. Es ist einfach da, um Sie zu unterstützen, wenn Sie Ihren G