Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Rechnungen an Gäste nicht ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Hausverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber. Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstanbieter – und damit verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen an Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag, den der Gast gezahlt hat, enthalten.
• Stellen Sie Rechnungen nur ab dem Tag des Gast-Check-ins aus. Sie können den Entwurf jederzeit vorher vorbereiten.
• Lokale Steuerregeln können unterschiedlich sein – fragen Sie bei Unsicherheit Ihren Steuerberater.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gäste mit einer Rechnung oder einem Beleg für ihren Aufenthalt zu versorgen.

Holidu erleichtert die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Hausverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung bleiben.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende eines jeden Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese ausdrücklich anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:

Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA, sondern die IGIC-Regeln enthalten.

Was ist das Gast-Rechnungs-Tool?

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bietet Holidu das Gast-Rechnungs-Tool, das in Ihrem Gastgeber-Konto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, rechtskonforme Rechnungen direkt über ihr Holidu-Konto zu erstellen.

Hauptfunktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Generieren, bearbeiten und ausstellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung.
• Rechtskonforme Lösung: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuerregeln.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie die Rechnung aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Zusatzleistungen wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie: Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, kann sie nicht bearbeitet oder geändert werden. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie "Speichern und schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie "Speichern und ausstellen" wählen, wird sie endgültig und kann nicht mehr geändert werden.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungs-Tool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zum Tab "Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gast-Rechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zum Tab Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

So konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Einstellungen-Bereich Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und rechtlichen Informationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeber-Details: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder primäre Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Rechnungsanzeige-Einstellungen an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen umschalten:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilen-Details: Sie können wählen, ob Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten.
• Rechtliche Fußzeilentexte: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten "Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z.B. eine Dankesnote oder eine für Ihre Region erforderliche rechtliche Haftungsausschlusserklärung).

Wählen Sie, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Immobilien unter mehr als einem Unternehmen verwalten – zum Beispiel als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet – können Sie jetzt kontrollieren, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie die Immobilie direkt besitzen und auch durch ein separates Unternehmen, das Sie betreiben, in Rechnung stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet und entweder Sie oder dieses Unternehmen die Rechnung ausstellen müssen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese spezifische Buchung gilt. Wenn es nicht korrekt ist oder Sie als ein anderes Unternehmen in Rechnung stellen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Verwaltung: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil sowie alle von Ihnen selbst erstellten. Sie können jederzeit ein Profil hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Handschriftliche Änderungen? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, fragen wir Sie, ob Sie sie als neues Profil speichern möchten – damit Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil behält seine eigene Zählung und warnt Sie vor Duplikaten, damit Ihre Nummern unabhängig vom Unternehmen, unter dem Sie in Rechnung stellen, sauber bleiben.

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails:

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch, aber Sie können ihn hier wechseln.

2. Fügen Sie Gastinformationen hinzu:

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein (falls zutreffend).

3. Überprüfen und passen Sie an:

Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der Rechtlichen Fußzeile hinzufügen. Die in der Rechtlichen Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Finalisieren Sie die Rechnung:

• Stornieren: Verlassen Sie das Formular, ohne Ihre letzten Änderungen zu speichern. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
• Speichern und schließen: Behalten Sie es als Entwurf für spätere Bearbeitungen.
• Speichern und ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Sobald ausgestellt, kann sie nicht mehr geändert werden.

5. Zustellung:

Nach der Ausstellung wird die Rechnung automatisch per E-Mail an Ihren Gast gesendet, mit dem PDF als Anlage. Sie können die PDF jederzeit aus dem Tool herunterladen, zum Beispiel wenn der Gast sie erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Automatische Rechnungsnummerneinstellungen können Sie wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie diese Option ein, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist und Sie Zeit bei der manuellen Aufzeichnung sparen.

Rechnungsstellung für Extras

Um für zusätzliche Leistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus in Rechnung zu stellen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.