Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann keine Rechnungen an Gäste ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Hausverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu erleichtert die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen als Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister – und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen an Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast gezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen nur nach dem Auschecken des Gastes aus.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater, falls Sie unsicher sind.

Bin ich gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind gesetzlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt bereitzustellen.

Holidu erleichtert nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Hausverwalter vollständig für die Rechnungsstellung verantwortlich bleiben.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Steuernummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese speziell anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchhaltungsvorschriften.

Hinweis für Eigenschaften auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer des Festlands (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Eigenschaften auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber die IGIC-Regeln befolgen.

Was ist das Gastkonto-Rechnungstool?

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellt Holidu das Gastkonto-Rechnungstool in Ihrem Gastgeberkonto zur Verfügung. Das Tool hilft Gastgebern, direkt über ihr Holidu-Konto rechtlich konforme Rechnungen zu erstellen.

Wichtige Funktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht bearbeitet oder geändert werden kann. Falls Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" wählen, wird sie endgültig und kann nicht mehr geändert werden.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gastkonto-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Falls Sie mehrere Eigenschaften verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastkonto-Rechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Falls Sie mehrere Eigenschaften verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

So konfigurieren Sie Ihre Gastkonto-Rechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und den lokalen Steueranforderungen entsprechen, können Sie Ihre Details und Anzeigevoreinstellungen im Abschnitt Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Privatadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Anpassen der Rechnungsanzeigeeinstellungen

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in den Rechnungseinstellungen aktivieren oder deaktivieren:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Aktivieren Sie dies, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Steuernummer, Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder ein spezifischer rechtlicher Haftungsausschluss, der von Ihrer Region verlangt wird).

Wählen Sie, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Falls Sie Eigenschaften unter mehr als einem Unternehmen verwalten – beispielsweise als Eigentümer oder falls ein Unternehmen die Eigenschaft in Ihrem Namen verwaltet – können Sie jetzt kontrollieren, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie die Eigenschaft direkt besitzen und auch durch ein separates Unternehmen, das Sie führen, Rechnungen ausstellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen verwaltet die Eigenschaft in Ihrem Namen, und entweder Sie oder das Unternehmen müssen die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das auf diese spezifische Buchung zutrifft. Falls dies nicht korrekt ist oder Sie als anderes Unternehmen Rechnungen ausstellen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Wo verwalten Sie es: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle, die Sie selbst erstellt haben. Sie können jederzeit ein Profil hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Änderungen von Hand vorgenommen? Falls Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, werden wir Sie fragen, ob Sie sie als neue speichern möchten – damit Sie sie nicht beim nächsten Mal erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil behält seine eigene Zählung und warnt Sie vor Duplikaten, damit Ihre Nummern sauber bleiben, egal welches Unternehmen Sie abrechnen.

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Buchungsdetails wählen: Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch, aber Sie können ihn hier wechseln.

1. Gastinformationen hinzufügen: Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die Steuernummer ein (falls zutreffend).
2. Überprüfen und anpassen: Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Eigenschaftsname und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der Rechtlichen Fußzeile hinzufügen. Die in der Rechtlichen Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

1. Finalisieren Sie die Rechnung:
   1. Stornieren: Verwerfen Sie den Entwurf.
   2. Speichern und Schließen: Behalten Sie es als Entwurf für spätere Änderungen.
   3. Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Sobald ausgestellt, kann sie nicht mehr geändert werden.
2. Herunterladen und Senden:
   Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast gesendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie Folgendes wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Aktivieren Sie dies, um dem System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuzuweisen, um manuelle Aufzeichnungen zu sparen.

Rechnungsstellung für Extras

Um für zusätzliche Leistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus Rechnungen auszustellen, erstellen Sie zuerst die Rechnung für Aufenthalt und erstellen Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die Persönliche Steuernummer (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden (diese Information wird nicht automatisch auf alle Rechnungen übertragen, aber das Feld bleibt leer). Die korrekte Nummer, die stattdessen verwendet werden sollte, ist die Steuernummer.

So konfigurieren Sie die