Wie können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie verschiedene Arten von Mitarbeitern (Collaborators) verwalten und ihnen die richtige Berechtigung erteilen. Nutzen Sie diese Informationen, um jedem Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten zu gewähren, die er zur Ausführung seiner Aufgaben benötigt.

Schnellreferenz: Häufige Anwendungsfälle

Wer braucht Zugriff?	Empfohlene Einstellung	Was können sie tun?
Reinigungskraft / Handwerkerin	Verfügbarkeit anzeigen	Anzeige, wann die Immobilie belegt oder verfügbar ist. Keine Einsicht in Gastdetails oder Preise.
Co-Host / Assistentin	Verfügbarkeit anzeigen + Buchungen anzeigen und erstellen	Kalender und vollständige Buchungsdetails anzeigen, einschließlich Gastnamen und Kontaktinformationen.
Person, die Buchungsbenachrichtigungen erhalten soll	Als Sekundär markieren	E-Mail- und Push-Benachrichtigungen über Buchungen erhalten. Gewährt keinen Zugriff zur Anzeige von Elementen im System – fügen Sie weitere Berechtigungen hinzu, wenn sie auch Daten sehen müssen.
Person, die nur Immobilieneinstellungen verwaltet	Immobilienkonfiguration	Immobiliendetails, Ausstattungen, Fotos und Preise bearbeiten. Keine Einsicht in Buchungen oder Kalender.

Was ist mit Immobilienverwaltern?

Wenn Sie mit einem professionellen Immobilienverwalter zusammenarbeiten, wird empfohlen, dass dieser ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und eine Mandatsbeziehung zu Ihrer Immobilie etabliert. Dies bietet den für Immobilienverwaltungsunternehmen geeigneten operativen Zugriff.

Wenn Sie die PME-Struktur nicht nutzen möchten und nur Ihrem Immobilienverwalter als Collaborator Zugriff geben möchten, können Sie ihm alle Berechtigungen erteilen: Immobilienkonfiguration + Verfügbarkeit anzeigen + Buchungen anzeigen und erstellen + Distribution und Veröffentlichung.

Dies ermöglicht ihm den vollständigen operativen Zugriff zur Verwaltung der Immobilie. Beachten Sie, dass Collaborators nie auf Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) zugreifen können – nur das PME-Modell ermöglicht es, einem Immobilienverwalter Rechnungszugriff zu gewähren.

Hauptbenutzer (Bearbeiter)

Der Hauptbenutzer hat vollständigen Zugriff auf alle Immobiliendaten:

• Kalender: Vollständiger Zugriff auf gebuchte, blockierte und verfügbare Termine einschließlich Preisdetails
• Buchungen: Vollständige Buchungsinformationen einschließlich Gastdetails, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
• Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen, Zahlungsinformationen
• Immobilienkonfiguration: Kann alle Immobilieneinstellungen anzeigen und bearbeiten
• Bewertungen: Alle Gastbewertungen
• Mitarbeiter: Kann alle Immobilien-Collaborators anzeigen und verwalten
• Benachrichtigungen: Erhält alle Benachrichtigungen (E-Mail und Push)

Wichtiger Hinweis: Nur der Hauptbenutzer kann auf Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen zugreifen. Dieses Konto ist rechtlich an die Immobilienvereinbarung mit Holidu gebunden.

Berechtigungskontrollkästchen erklärt

Wenn Sie einen Collaborator hinzufügen, können Sie eine oder mehrere dieser Berechtigungen erteilen. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf spezifische Bereiche.

Immobilienkonfiguration

Mit dieser Berechtigung können Collaborators Folgendes anzeigen und bearbeiten:

Kann anzeigen/bearbeiten	Kann nicht zugreifen
Immobilienbeschreibungen und Titel	Buchungen
Fotos (hochladen, löschen, neu anordnen)	Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen)
Ausstattungen und Einrichtungen	Vertriebskanäle
Zimmer-/Einheitsdetails	Gastinformationen
Preise und Saisonalen Tarife	Verwaltung blockierter Termine
Zusätzliche Gebühren	Leistungsmetriken
Ankunfts-/Check-in-Anweisungen	Collaborator-Verwaltung
Kalender-Sync-Setup (iCal-Import)	Veröffentlichungssteuerungen
Kalender-Export (iCal)

Einschränkungen:

• Der Ort ist schreibgeschützt, wenn die Immobilie bereits veröffentlicht ist.
• iCal-Sync/Export kann hier konfiguriert werden, aber das Anzeigen oder Verwalten blockierter Termine erfordert die Berechtigung „Buchungen anzeigen und erstellen".

Buchungen anzeigen und erstellen

Mit dieser Berechtigung können Collaborators Folgendes mit Buchungen tun:

Kann sehen	Kann tun
Vollständige Buchungsdetails	Manuelle Buchungen erstellen
Gastname, E-Mail, Telefon, Adresse	Manuelle Buchungen ändern
Vollständige Preisaufschlüsselung	Buchungen stornieren
Auszahlungsbeträge	Gastinformationen in Buchungen aktualisieren
Provisionsdetails
Kanalinformationen
Buchungsverlauf/Änderungen

Bezüglich blockierter Termine können Collaborators Folgendes tun:

• Blockierte Termine mit Kommentaren/Notizen anzeigen
• Blockierte Termine erstellen
• Blockierte Termine bearbeiten
• Blockierte Termine löschen (falls nicht unveränderbar)

Kann nicht zugreifen:

• Immobilieneinstellungen/Beschreibungen
• Verwaltung von Vertriebskanälen
• Preiskonfiguration

Hinweise:

• Um die Kalendereransicht zu sehen, erteilen Sie auch die Berechtigung „Verfügbarkeit anzeigen".
• Wenn der Gastgeber die KYC-Verifizierung nicht abgeschlossen hat, können Gastkontaktdetails bis zur Durchführung der KYC-Verifizierung ausgeblendet sein.

Verfügbarkeit anzeigen

Eine schreibgeschützte Kalendereransicht für Personen, die wissen müssen, wann die Immobilie belegt ist, ohne sensible Details zu sehen.

Bezüglich Buchungen können Collaborators Folgendes sehen:

Kann sehen	Kann nicht sehen
Buchungsdaten (Check-in/Check-out)	Gastname, E-Mail, Telefon
Anzahl der Gäste (Erwachsene, Kinder, Babys)	Preisaufschlüsselung oder Gesamtbeträge
Buchungsstatus (bestätigt, storniert)	Auszahlungs- oder Provisionsdetails
Buchungs-ID	Kanalinformation
	Alle Finanzdaten

Bezüglich des Kalenders können Collaborators Folgendes tun:

Kann tun	Kann nicht tun
Sehen, welche Termine verfügbar sind	Termine blockieren oder entsperren
Blockierte Datumsbereiche sehen	Kommentare/Notizen zu blockierten Terminen sehen
Auf die Immobilie im System zugreifen	Eine der Immobilieneinstellungen bearbeiten
	iCal-Sync oder Export verwalten
	Etwas ändern

Am besten geeignet für: Reinigungskräfte, Wartungspersonal oder alle, die wissen müssen, wann die Immobilie belegt ist, aber keine Finanz- oder Gastkontaktdetails sehen sollten.

Distribution und Veröffentlichung

Kann anzeigen	Kann ändern
Verbundene Vertriebskanäle	Neue Kanäle aktivieren (Airbnb, Booking.com, usw.)
Kanalverbindungsstatus	Bestehende Kanäle deaktivieren
Sub-Kanal-Status	Sub-Kanäle aktivieren/deaktivieren
Stornierungsrichtlinien pro Kanal	Stornierungsrichtlinien festlegen
Kanal-Preise/Aufschlag-Details	Kanaleinstellungen konfigurieren

Kann nicht zugreifen:

• Immobilienbeschreibungen/Einstellungen
• Buchungen
• Kalender/Verfügbarkeit
• Gastinformationen
• Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen)

Als Sekundär markieren

Ermöglicht dem Collaborator, E-Mail- und Push-Benachrichtigungen über Buchungen für diese Immobilie zu erhalten. Pro Immobilie kann nur ein Konto als sekundär markiert werden.

Dieses Kontrollkästchen steuert nur Benachrichtigungen – es gewährt keinen Zugriff zum Anzeigen oder Bearbeiten von irgendetwas. Um der Person tatsächlichen Zugriff zu geben, kreuzen Sie auch eines oder mehrere der obigen Berechtigungskästchen an.

Vergleichsmatrix

Berechtigung	Immobilieneinstellungen	Buchungen	Gastinformation	Buchungspreise	Kalender	Kanäle	Benachrichtigungen
Immobilienkonfiguration	Bearbeiten	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein