Wichtig: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Erweiterungsphase und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Häufig gestellte Fragen – Gast-Check-in-Funktion

Diese Anleitung erklärt, warum Gastregistrierung wichtig ist, wie Holidu diesen Prozess automatisiert, und wie Sie Ihr Konto einrichten und mit Ihrer lokalen Behörde verbinden.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion ist ein automatisiertes System in Ihrem Holidu-Konto, das Gäste auffordert, ihre erforderlichen Informationen über ein sicheres Onlineformular bereitzustellen. Nach der Konfiguration kümmert sich Holidu um die Datenerfassung und den Transfer – ohne manuelle Eingabe in Behördensysteme.

Warum müssen Sie dies tun?

In vielen Ländern (Spanien, Italien, Portugal, Deutschland und anderen) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gästeninformationen zu erfassen und diese bald nach dem Check-in den lokalen Behörden zu melden. Diese Regelung unterstützt Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze.

Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Strafen oder Geldstrafen führen. Ein zuverlässiges System gewährleistet, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen mit minimalem Aufwand erfüllen.

Wie profitieren Sie vom automatischen Transfer?

Die Online-Check-in-Funktion in Ihrem Holidu-Konto automatisiert diesen Prozess, indem es Ihren Gästen ein Formular sendet, in dem sie die erforderlichen Daten eingeben können. Nach der Konfiguration kümmert sich Holidu um die Datenerfassung und den Transfer – ohne manuelle Eingabe.

Ihre wichtigsten Vorteile:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit minimalem Aufwand
• Automatischer Gästendaten-Transfer zur korrekten Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit für Inspektionen herunterladen können
• Automatische Erinnerungen und Gastkommunikation
• Kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere, datenschutzkonforme Handhabung sensibler Gästedaten

Wie richten Sie es ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal und Deutschland und arbeiten daran, bald Italien hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft zu AVS herstellen
Italien	Alloggiati Web	Gast-Check-in-Funktion in Italien Statistische Berichterstattung in Italien

Sobald Sie Ihre Anmeldedaten haben, folgen Sie diesem Artikel zum Einrichten Ihrer Online-Check-in-Funktion.

Wie funktioniert es für die Gäste?

Nach Abschluss der Einrichtung können Ihre Gäste folgendes erwarten:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Pass oder Personalausweis). Dies muss für alle mitreisenden Personen wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher eingereicht und im System gespeichert.
4. Falls ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Wenn der Gast immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Tag des Check-ins werden die Gästedaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie kann ich mein Gästebuch herunterladen?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Recht verlangt von Gastgebern, alle Gäste bei lokalen Behörden zu registrieren. Dieses Tool automatisiert den Prozess, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und spart Ihnen Zeit.

Mit welchen Behörden kann ich mich verbinden?

Das hängt von Ihrer Region ab – verbinden Sie sich mit der spezifischen Behörde für Ihr Land und Ihre Region.

Ist die Registrierung bei den Behörden verpflichtend?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen verwenden?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästedaten aus früheren Buchungen senden?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Buchungen, die vor der Aktivierung der Polizeiverbindung vorgenommen wurden, sind nicht enthalten. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer Behörde registrieren.

Welche Gästedaten werden erfasst und gesendet?

Persönliche Details (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/Nummer usw.). Nur minimal erforderliche Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gästedaten?

Wir zeigen nur die Namen und das Alter der Gäste an, was die erforderlichen Informationen für das Gästebuch sind. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweiskennummern an.

Was geschieht, wenn Gäste ihre Informationen bereitstellen und dann die Buchung stornieren?

Falls der Gast die Buchung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden gesendet.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen?

Wir senden keine Benachrichtigungen. Allerdings können Sie sehen, ob Gäste ihre Daten für jede ihrer Buchungen bereitgestellt haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweiskarte und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss erfasst werden.

Was geschieht, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten eine automatische Erinnerung 5 Tage vor Ankunft. Falls immer noch nicht ausgefüllt, können Sie entweder:

• Das Formular in Anwesenheit des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut versenden

Daten müssen vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag eingereicht werden, um von der automatisierten Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt vom Buchungsdetails-Bildschirm. Sie können auch ihren Ausweis scannen oder Daten manuell während des Check-ins eingeben.

Kann ich Daten nach der Einreichung ändern?

Nein. Sobald sie an die Behörde gesendet wurden, können Daten nicht bearbeitet werden. Wenn ein Fehler vorliegt, kontaktieren Sie den Holidu-Support oder geben Sie Daten manuell direkt im Portal Ihrer Behörde ein.

Wann werden die Daten an die Behörde gesendet?

Automatisch um 23:00 Uhr am Check-in-Tag. Gastgeber sind dafür verantwortlich, dass die Daten zu diesem Zeitpunkt vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur primäre Konten (mit Bearbeitungsrechten) können Verbindungen konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular sehen in den Buchungsdetails, können es aber nicht aktivieren oder verwalten.

Was geschieht, wenn sich meine Behördendaten ändern oder ablaufen?

Sie müssen diese manuell in Holidu aktualisieren. Abgelaufene Passwörter können zu einem fehlgeschlagenen Dat