Wichtiger Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Erweiterungsphase und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Häufig gestellte Fragen – Gästecheckein-Funktion

In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum die Gästeregistrierung wichtig ist, wie Holidu den Prozess automatisiert, und wie Sie Ihr Konto einrichten und mit Ihrer lokalen Behörde verbinden.

1. Was ist die Online-Checkein-Funktion?

Die Online-Checkein-Funktion in Ihrem Holidu-Konto automatisiert den Gästeregistrierungsprozess. Sie sendet Ihren Gästen ein Formular, in dem diese die erforderlichen Daten eingeben können. Nach der Konfiguration kümmert sich Holidu um die Datenerfassung und -übertragung – keine manuellen Einträge mehr in Regierungssysteme.

2. Warum müssen Sie das tun?

In vielen Ländern (Spanien, Italien, Portugal, Deutschland und anderen) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gastinformationen zu sammeln und sie kurz nach dem Checkein an die lokalen Behörden zu melden. Diese Regelung unterstützt Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze.

Die Nichtbeachtung dieser Regeln kann zu Strafen oder Geldstrafen führen. Ein zuverlässiges System schützt Sie vor lokalrechtlichen Problemen mit minimalem Aufwand.

3. Wie profitieren Sie von der automatischen Übertragung?

Ihre wichtigsten Vorteile:

• Rechtliche Einhaltung mit minimalem Aufwand
• Automatische Übertragung von Gästendaten an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit für Inspektionen herunterladen können
• Integrierte Erinnerungen und Gastkommunikation
• Kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere, datenschutzkonforme Behandlung sensibler Gästendaten

4. Wie richten Sie es ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Deutschland und arbeiten daran, bald weitere Länder hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Deutschland	AVS	Verbindung Ihres Grundstücks mit AVS herstellen

Sobald Sie Ihre Anmeldedaten haben, folgen Sie diesem Artikel zum Einrichten Ihrer Online-Checkein-Funktion.

5. Was tun, wenn Ihre Verbindung unterbrochen wird?

Wenn Ihre Verbindung zur Behörde unterbrochen wird, werden die Datenübertragungen fehlschlagen. Um dies zu beheben:

• Überprüfen Sie, ob Ihre Behördendaten noch gültig sind
• Aktualisieren Sie Ihre Anmeldedaten in Holidu, falls sich diese geändert haben
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Behördenkonto aktiv und nicht gesperrt ist
• Kontaktieren Sie den Holidu-Support, wenn das Problem weiterhin besteht

6. So verbinden Sie Ricestat mit Ihrem Chekin.io-Konto

Wenn Sie ein Integrationssystem wie Ricestat mit Chekin.io verwenden, stellen Sie sicher, dass die Verbindung ordnungsgemäß konfiguriert ist. Überprüfen Sie die API-Schlüssel und Authentifizierungsdetails in beiden Systemen und stellen Sie sicher, dass sie übereinstimmen.

7. Fehlerbehebung: Falsche Ricestat-Anmeldedaten

Wenn Sie die Fehlermeldung „Falsche Anmeldedaten" erhalten:

• Überprüfen Sie, dass Sie den richtigen Benutzernamen und das richtige Passwort eingegeben haben
• Setzen Sie Ihr Passwort zurück, falls erforderlich
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto nicht gesperrt oder deaktiviert wurde
• Löschen Sie den Browser-Cache und versuchen Sie es erneut
• Wenden Sie sich an den Ricestat-Support, wenn das Problem weiterhin besteht

8. Wie funktioniert es für Ihre Gäste?

Nach Abschluss der Einrichtung läuft der Prozess wie folgt ab:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Checkein-Formular
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Reisepass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und gespeichert
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Wenn sie trotzdem nicht reagieren, können Sie die Daten in ihrem Namen ausfüllen

⏰ Um 23:00 Uhr am Anreisetag werden die Gästendaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

9. Wie können Sie Ihr Gästebuch herunterladen?

1. Gehen Sie zur Online-Checkein-Funktion
2. Klicken Sie neben der Immobilie, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details"

10. Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das Gesetz verlangt von Gastgebern, dass sie alle Gäste bei den lokalen Behörden registrieren. Dieses Tool automatisiert den Prozess, unterstützt die Einhaltung von Gesetzen und spart Ihnen Zeit.

Zu welchen Behörden kann ich mich verbinden?

Dies hängt von Ihrer Region ab – verbinden Sie sich mit der zuständigen Behörde für Ihr Land und Ihre Region.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen verwenden?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästendaten aus früheren Buchungen übermitteln?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Buchungen, die vor der Aktivierung der Polizeverbindung erstellt wurden, sind nicht abgedeckt. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer Behörde registrieren.

Welche Gästendaten werden gesammelt und übermittelt?

Persönliche Details (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/-nummer usw.). Nur minimal erforderliche Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gästendaten?

Wir zeigen nur die Namen und das Alter der Gäste an, dies sind die erforderlichen Informationen für das Gästebuch. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweistummern.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen bereitstellen und dann die Buchung stornieren?

Wenn der Gast seine Buchung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen?

Wir senden keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch für jede Buchung sehen, ob die Gäste ihre Daten bereitgestellt haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten 5 Tage vor der Ankunft eine automatische Erinnerung. Wenn das Formular immer noch nicht ausgefüllt ist, können Sie entweder:

• Das Formular in Anwesenheit des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut senden

Daten müssen vor 23:00 Uhr am Anreisetag eingereicht werden, um von der automatisierten Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt vom Buchungsdetail-Bildschirm. Sie können auch ihren Ausweis scannen oder Daten während des Checkins manuell eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Einmal an die Behörde übermittelt, können Daten nicht bearbeitet werden. Wenn ein Fehler vorliegt, wenden Sie sich an den Holidu-Support oder geben Sie Daten manuell im Portal Ihrer Behörde ein.

Wann werden die Daten an die Behörde übermittelt?

Automatisch um 23:00 Uhr am Anreisetag. Gastgeber sind verantwortlich dafür, dass die Daten bis zu diesem Zeitpunkt vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur Primärkonten (mit Editorrechten) können Verbindungen konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular in Buchungsdetails sehen, können es aber nicht aktivieren oder verwalten.

Was passiert, wenn sich meine Behördendaten ändern oder ablaufen?

Sie müssen sie manuell in Holidu aktualisieren. Abgelaufene Passwörter können zu einer fehlgeschlagenen Datenübertragung führen. Überprüfen Sie immer den Verbindungsstatus im Abschnitt „Konto".

Ist das Gästebuch gesetzlich erforderlich?

Ja. Das Gästebuch dient als Ihr digitales Protokoll für Polizeichecks und muss 3 Jahre lang aufbewahrt werden.

Funktioniert dies für Mehrfacheinheiten?

Ja. Der Konfigurationsablauf funktioniert genau wie der vorhandene, aber Gastgeber mit Mehrfacheinheiten können jede Einheit separat konfigurieren.