Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Expansion und ist möglicherweise in einigen Ländern noch nicht verfügbar. Wenn Sie die zuständige Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion (auch Advanced Check-in genannt) automatisiert die Erfassung und Übermittlung von Gastdaten an die zuständigen lokalen Behörden. Nach der Buchung erhalten Ihre Gäste ein Formular, in dem sie die erforderlichen Informationen bereitstellen können. Holidu kümmert sich dann um die sichere Übertragung dieser Daten an die Behörden – ganz ohne manuelle Eingaben in staatliche Systeme.

Warum benötigen Sie diese Funktion?

In vielen Ländern (Spanien, Italien, Portugal, Deutschland und anderen) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gastinformationen zu erfassen und diese kurz nach dem Check-in an die lokalen Behörden zu übermitteln. Diese Regelung dient der Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze.

Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Bußgeldern oder Strafen führen. Ein zuverlässiges System gewährleistet, dass Sie die lokalen Vorschriften mit minimalem Aufwand einhalten.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übertragung?

Die automatische Datenübertragung bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• Automatische Übertragung von Gastdaten an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch zum Herunterladen für behördliche Kontrollen
• Integrierte Erinnerungen und Gastkommunikation
• Kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere und datenschutzkonform Verarbeitung sensibler Gastdaten

Einrichtung der Funktion

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal und Deutschland und arbeiten daran, Italien in Kürze hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft zu AVS herstellen
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien Statistische Berichterstattung in Italien

Sobald Sie Ihre Anmeldedaten haben, folgen Sie dieser Anleitung zur Einrichtung Ihrer Online-Check-in-Funktion.

Was passiert, wenn Ihre Internetverbindung unterbrochen wird?

Falls Ihre Verbindung zur Behördendatenbank während des Check-in-Prozesses unterbrochen wird, können Sie die Daten erneut übermitteln. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen vollständig sind, bevor die automatische Übertragung um 23:00 Uhr am Check-in-Tag erfolgt. Überprüfen Sie den Verbindungsstatus regelmäßig im Bereich „Konto".

Holidu mit Ihrem Ricestat-Konto verbinden

Wenn Sie Ricestat als Verwaltungsplattform nutzen, können Sie es mit Holidu verbinden, um Gastdaten nahtlos zu synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie in den entsprechenden Integrations-Richtlinien in Ihrem Holidu-Konto.

Fehlerbehebung: Falsche Anmeldedaten für Ricestat

Wenn Sie Fehlermeldungen bezüglich falsche Ricestat-Anmeldedaten erhalten:

• Überprüfen Sie, dass Ihr Benutzername und Passwort korrekt sind
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Ricestat-Konto aktiv und nicht gesperrt ist
• Setzen Sie Ihr Passwort zurück, falls erforderlich
• Versuchen Sie, die Verbindung erneut herzustellen
• Kontaktieren Sie den Holidu-Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Wie funktioniert es für Ihre Gäste?

Nach der Einrichtung läuft der Prozess für Ihre Gäste wie folgt ab:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Reisepass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert
4. Falls ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Falls er immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen

Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie können Sie Ihr Gästebuch herunterladen?

1. Öffnen Sie die Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details"

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Recht verlangt von Gastgebern, alle Gäste bei den lokalen Behörden anzumelden. Dieses Tool automatisiert den Prozess, unterstützt die rechtliche Compliance und spart Ihnen Zeit.

Zu welchen Behörden kann ich eine Verbindung herstellen?

Das hängt von Ihrer Region ab. Verbinden Sie sich mit der spezifischen Behörde für Ihr Land und Ihre Region.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen nutzen?

Nur Buchungen, die über Kanäle erstellt wurden, die von Holidu unterstützt werden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gastdaten aus früheren Buchungen übermitteln?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen aktiviert. Buchungen, die vor der Aktivierung der Polizeibefugnis erstellt wurden, sind nicht erfasst. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer Behörde registrieren.

Welche Gastdaten werden erfasst und übermittelt?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/Nummer usw.). Nur die minimal erforderlichen Daten sind für den Host sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gastdaten?

Wir zeigen nur die Namen und das Alter der Gäste an, was die erforderlichen Informationen für das Gästebuch sind. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweissummern.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen bereitstellen und die Buchung dann stornieren?

Falls der Gast seine Buchung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen?

Wir senden keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch für jede Buchung sehen, ob Gäste ihre Daten bereitgestellt haben.

Müssen Kinder angemeldet werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter angemeldet werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweisausweis und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss registriert werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten 5 Tage vor der Ankunft eine automatische Erinnerung. Falls immer noch nicht ausgefüllt, können Sie entweder:

• Das Formular in Gegenwart des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut senden

Die Daten müssen vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag übermittelt werden, um von der automatisierten Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt im Bildschirm mit den Buchungsdetails. Sie können auch ihren Ausweis scannen oder Daten manuell beim Check-in eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Sobald die Daten an die Behörde übermittelt wurden, können sie nicht bearbeitet werden. Bei einem Fehler kontaktieren Sie den Holidu-Support oder geben Sie die Daten m