So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie die Online-Check-in-Funktion aus Ihrem Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten.

Registrierung bei der zuständigen Behörde

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Hier finden Sie die Registrierungslinks für alle unterstützten Länder und Regionen:

Region	Behörde	Registrierungslink
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	SES.Hospedajes-Portal
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mossos d'Esquadra-Portal
Baskenland	Ertzaintza	Ertzaintza-Kontakt
Portugal	SIBA	SIBA-Portal
Deutschland	AVS	Kontaktieren Sie Ihre lokale Behörde
Italien	Alloggiati Web	Momentan ausgesetzt

Die Registrierung bei der Behörde ist erforderlich, um die nächsten Schritte durchzuführen. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und möglicherweise einen Vermietungs- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihr Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung herzustellen.

Verbindung Ihrer Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Unterkunft mit der zuständigen Behörde zu verbinden:

Schritt 1: Konto-Bereich öffnen

Öffnen Sie die Holidu-App und klicken Sie auf das Holidu-Logo. Wählen Sie den Bereich "Konto" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" im Abschnitt "Online-Gästregistrierung".

Schritt 2: Unterkunft auswählen

Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.

Schritt 3: Verbindungsstatus überprüfen

Ein Bildschirm mit einer Liste Ihrer Unterkünfte wird angezeigt. Sie können den Verbindungsstatus für jede Unterkunft sehen und auf die gewünschte Unterkunft klicken.

Schritt 4: Landesdetails ausfüllen

Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.

Schritt 5: Automatisches Senden aktivieren

Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf "Automatisches Senden an die Polizei aktivieren". Wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten, sondern die Anmeldeinformationen, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.

Schritt 6: Validierung und Speicherung

Klicken Sie auf "Validieren". Wenn keine Fehlermeldung erscheint, klicken Sie auf "Änderungen speichern". Ihre Unterkunft ist nun mit der zuständigen Behörde verbunden.

Wichtige Tipps zur Fehlervermeidung:

• Verwenden Sie den richtigen Fiskalcode des Eigentümers (Ihre ID-Nummer oder NIE, wenn Sie nicht spanisch sind)
• Geben Sie Ihre vollständige ID oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen
• Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben, nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten

Wie funktioniert das System?

Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

Prozess für den Gast

Nach der Buchung erhält der Gast auf sichere Weise eine Benachrichtigung zur Durchführung des Online-Check-ins:

1. Der Gast erhält per E-Mail oder Nachricht einen Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Reisepass oder Personalausweis). Dieser Vorgang muss für jeden Reisenden wiederholt werden
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden zusätzliche Erinnerungen gesendet. Falls Ihre Gäste nicht reagieren, können Sie die Daten für sie ausfüllen

⏰ Um 23:00 Uhr am Tag der Ankunft werden die Gästdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Status in der Buchungsseite erkennen

In den Buchungsdetails wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; die Daten sind zur Übermittlung bereit	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie die Details, falls erforderlich
Gast-Check-in ausstehend	Der Gast hat noch nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details zu vervollständigen
Polizei-Übermittlung erfolgreich	Die Gästdaten wurden erfolgreich an die Behörden übermittelt	Fahren Sie mit der standardmäßigen Vor-Ankunfts-Kommunikation fort
Polizei-Übermittlung fehlgeschlagen	Ein Fehler ist bei der Datenübermittlung an die Behörden aufgetreten	Überprüfen Sie die Datengültigkeit; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Wichtiger Hinweis: Wenn die Datenübermittlung aufgrund einer fehlerhaften Verbindungseinrichtung zur Behörde fehlgeschlagen ist, müssen Sie die Verbindung zur Behörde korrigieren, die Gästinformationen überprüfen und dann die manuelle Neusendung nach der Korrektur verwenden.

Wie lade ich das Gästebuch herunter?

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um das Gästebuch für Ihre Unterkunft herunterzuladen:

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf "Details"
3. Im oberen Bereich des Popups finden Sie die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes. Klicken Sie darauf und Sie finden die Schaltfläche "Alle herunterladen"

Wie fülle ich die Gästdaten manuell aus?

Wenn ein Gast die Informationen nicht selbst einträgt, können Sie diese manuell eingeben:

1. Öffnen Sie das Online-Check-in-Fenster und klicken Sie auf die Registerkarte "Buchungen"
2. Sie sehen eine Liste der Buchungen, identifiziert durch den Namen des Hauptgastes. Es gibt auch eine Spalte, die den Status der Daten und Übermittlung anzeigt
3. Klicken Sie auf "Statusinfo", um die Bedeutung der Symbole und Farben zu sehen
4. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um zur Seite "Gästdetails" zu gelangen, auf der Sie seine Informationen eingeben können

Status-Farben verstehen

Die Systemstatus werden durch Farben und Symbole gekennzeichnet. Hier ist, was jeder Status bedeutet:

Status	Farbe/Symbol	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; die Daten sind zur Übermittlung bereit	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie die Details, falls erforderlich
Gast-Check-in ausstehend	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat noch nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details zu vervollständigen
Polizei-Übermittlung erfolgreich	Blau • Übermittelt	Die Gästdaten wurden erfolgreich an die Behörden übermittelt	Fahren Sie mit der standardmäßigen Vor-Ankunfts-Kommunikation fort
Polizei-Übermittlung fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Ein Fehler ist bei der Datenübermittlung an die Behörden aufgetreten	Überprüfen Sie die Datengültigkeit; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Wichtiger Hinweis: Wenn die Datenübermittlung fehlgeschlagen ist, weil die Verbindung zur Behörde nicht korrekt eingerichtet wurde, müssen Sie die Verbindung korrigieren, die Gästdaten überprüfen und dann versuchen, die Daten manuell erneut zu senden.

Wie sende ich Daten manuell an die Behörden?

Wenn die automatische