So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Dieses Handbuch erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise der regionalen Teams von Holidu, sodass Sie konform bleiben, ohne jeden behördlichen Prozess selbst erlernen zu müssen.

1. Registrierung bei der zuständigen Behörde

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der relevanten lokalen Behörde registrieren. Abhängig von Ihrem Standort finden Sie nachfolgend die erforderlichen Behörden und Links zu den Registrierungsanleitungen.

Unterstützte Länder und Regionen

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Mit SEF/SIBA verbinden
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Gast-Check-in-Funktion in Italien | Statistische Berichterstattung in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihr Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. Ihre Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion verbinden

Folgen Sie diese Schritte, um Ihre Unterkunft mit der zuständigen Behörde zu verbinden:

1. Öffnen Sie Ihre Holidu-App und navigieren Sie zum Menü auf der linken Seite. Klicken Sie auf „Werkzeuge" und wählen Sie „Online Check-in".

   

2. Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.

   

3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte mit dem Verbindungsstatus für jede. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.

   

4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich Ihre Unterkunft befindet.

   

5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Versenden zur Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Passwort und alle erforderlichen Zugangsdaten ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.

   

6. Klicken Sie auf „Validieren".

7. Nach erfolgreicher Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".

8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft nun mit der zuständigen Behörde verbunden.

9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie Folgendes sicher:

   • Verwenden Sie den richtigen Steuerkennzeichen des Gastgebers. Dies ist entweder Ihre ID-Nummer oder die NIE, wenn Sie nicht spanisch sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige ID- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.

10. Sie können das Formular nun schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

Nach der Buchung folgt dieser Ablauf automatisch:

1. Ihr Gast erhält eine E-Mail oder Nachricht mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.

   

2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Pass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.

3. Die Daten werden dann sicher eingereicht und im System gespeichert.

4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Falls der Gast immer noch nicht antwortet, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

Automatisches Versenden: Um 23:00 Uhr am Tag des Check-ins werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Status in der Buchungsseite erkennen

In den Buchungsdetails wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Symbol/Bezeichnung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Begonnen, aber unvollständig		Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits begonnen haben. Bis er für jeden mitreisenden Gast abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.	Überprüfen Sie mit Gästen und fordern Sie ggf. zur Vervollständigung auf.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übermittelt (weil das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)		Gastdaten gesammelt, aber Übermittlung an die Behörde steht aus.	Warten Sie bis zum Check-in-Datum oder reichen Sie bei Bedarf manuell ein.
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übermittelt		Die Daten wurden erfolgreich übertragen.	Keine Maßnahme erforderlich.
Fehler beim Versenden der Daten		Ein Fehler ist während der Datenübertragung aufgetreten.	Überprüfen Sie die Fehlermeldung, kontrollieren Sie Ihre Zugangsdaten und versuchen Sie es erneut oder wenden Sie sich an den Support.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösung
Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
Fehler bei der Datenübertragung