So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Dieses Handbuch erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion von Ihrem Holidu-Portal aus einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise von Holidu-Regionalteams, sodass Sie die Compliance-Anforderungen erfüllen können, ohne jeden Behördenprozess von Grund auf zu erlernen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Je nach Land oder Region gibt es unterschiedliche Anforderungen:

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Wie man sich mit SES.Hospedajes verbindet
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Wie man sich mit SEF/SIBA verbindet
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Gast-Check-in-Funktion in Italien Statistische Meldung in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Seitenmenü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online Check-in".
2. Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte an, einschließlich des Verbindungsstatus für jede einzelne. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an die Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten, sondern die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
6. Klicken Sie auf „Validieren".
7. Nach erfolgreicher Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Folgendes korrekt ist:
   • Verwenden Sie den richtigen Fiskalcode des Vermieters. Dies ist entweder Ihre ID-Nummer oder die NIE, wenn Sie nicht Spanier sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige ID- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihren Holidu-Login.
10. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Dies ist zu erwarten:

3.1 Prozess für den Gast

Nach Abschluss der Einrichtung ist dies der Prozess für Ihre Gäste:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Pass oder ID). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Wenn er immer noch nicht die Anforderungen erfüllt, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Wie Sie den Status auf der Buchungsseite erkennen

Status	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Gestartet, aber Daten fehlen	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Solange er nicht für jeden Reisenden abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.	Überprüfen Sie mit den Gästen und fordern Sie auf Vollständigkeit auf, falls erforderlich.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (weil das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)	Gastdaten gesammelt, aber Übermittlung an Behörde ausstehend.	Warten Sie bis zum Check-in-Datum oder übermitteln Sie manuell, falls zulässig.
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übertragen	Die Daten wurden erfolgreich übermittelt.	Keine Maßnahme erforderlich.
Fehler beim Melden der Daten	Ein Fehler ist während der Datenübermittlung aufgetreten.	Überprüfen Sie die Fehlermeldung, kontrollieren Sie die Anmeldedaten und versuchen Sie erneut oder kontaktieren Sie den Support.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Was tun
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie die Gäste oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten die Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübermittlung	Überprüfen Sie, ob die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn der Fehler weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support.

4. Wie Sie das Gästebuch herunterladen

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details".
3. Im oberen Bereich des Popup-Fensters, das sich öffnet, finden Sie die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf und klicken Sie dann auf „Alle herunterladen".

5. Wie Sie die Gastdaten manuell ausfüllen

1. Sobald Sie im Online-Check-in-Fenster sind, klicken Sie auf die Registerkarte „Buchungen".
2. Sie sehen die Liste der Buchungen, die nach dem Namen des Hauptgastes identifiziert werden. Es gibt auch eine Spalte mit dem Status der Daten und der Übermittlung.
3. Wenn Sie auf „Statusinformationen" klicken, wird die Bedeutung jedes Symbols anhand seiner Farbe angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um die Seite „Gastdetails" zu öffnen, auf der Sie seine Informationen ausfüllen können.

6. Grundlegende Statusfarben verstehen

Status	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert (Blau • Abgeschlossen!)	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; Daten sind zur Übermittlung bereit (falls zutreffend).	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie Details, wenn lokale Vorschriften eine Überprüfung erfordern.
Gast-Check-in ausstehend (Grau • In Bearbeitung!)	Der Gast hat noch nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt.	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details auszufüllen.
Polizeimeldung erfolgreich (Blau • Übermittelt!)	Gastdaten wurden wie erforderlich an Behörden übermittelt.	Fahren Sie mit der standardmäßigen Vorankunfts-Kommunikation fort.
Polizeimeldung fehlgeschlagen (