So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (auch als erweitertes Check-in bekannt) von Ihrem Holidu-Portal aus einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf dem lokalen behördlichen Fachwissen von Holidus regionalen Teams, sodass Sie die Compliance-Anforderungen erfüllen können, ohne jeden behördlichen Prozess selbst erlernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Je nach Region gibt es verschiedene Optionen:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	So verbinden Sie sich mit SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbinden Sie sich mit Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbinden Sie sich mit Ertzaintza
Portugal	SIBA	So verbinden Sie sich mit SEF/SIBA
Deutschland	AVS	So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit AVS
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien | Statistische Meldung in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, die Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Seitenmenü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online-Check-in".

1. Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.

1. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte an, einschließlich des Verbindungsstatus für jede. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.

1. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.

1. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.

1. Klicken Sie auf „Validieren".
2. Klicken Sie nach erfolgreicher Aktivierung am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
3. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft nun mit der zuständigen Behörde verbunden.
4. Um Fehler zu vermeiden, beachten Sie bitte folgende Punkte:
   • Verwenden Sie den richtigen Steuerkennzeichen des Hosts. Dies ist entweder Ihre Ausweisnummer oder die NIE, wenn Sie nicht Spanier sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige Ausweis- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihren Holidu-Login.
5. Sie können das Formular nun schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Das können Sie erwarten:

3.1 Prozess für den Gast

Nach Abschluss der Einrichtung läuft folgender Ablauf ab:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.

1. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Reisepass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
2. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
3. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Wenn er immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in dessen Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Anreisetag werden die Gästdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 So erkennen Sie den Status auf der Buchungsseite

Status	Beschreibung
Gestartet, aber Daten fehlen	Sie sehen hier, ob Ihre Gäste den Prozess bereits begonnen haben. Bis er für jede reisende Person abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gästdaten vollständig, aber noch nicht übermittelt (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)
Gästdaten erfolgreich an die Behörde übermittelt
Fehler bei der Datenmeldung	Wenn bei der Datenübermittlung ein Fehler aufgetreten ist, wird diese Meldung angezeigt. Unten teilen wir einige Tipps, wie Sie dieses Problem selbst beheben können.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Was Sie tun sollten
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste daran oder füllen Sie das Formular über die Buchungsdetailansicht manuell aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübermittlung	Überprüfen Sie, ob die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Falls Sie bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support, um das Problem zu beheben.

4. So laden Sie das Gästebuch herunter

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details".

1. Im oberen Bereich des sich öffnenden Pop-ups finden Sie die Buchung mit