Sparen Sie Zeit, indem Sie diese Aufgaben für Ihre Ferienwohnung auslagern
Effektives Zeitmanagement für Ferienwohnungsvermieter
Juni 2025
Das Verwalten einer Ferienwohnung nimmt viel Zeit in Anspruch. Sie kümmern sich um die Reinigung und Instandhaltung Ihrer Unterkünfte, sorgen sich um das Buchungsmanagement und begrüßen Ihre Gäste. Insbesondere, wenn Sie mehrere Ferienwohnungen vermieten, lohnt sich die Auslagerung einiger Aufgaben an externe Dienstleister.
Ob eine Auslagerung sinnvoll ist, hängt natürlich auch von Ihrer persönlichen Situation ab. Kleines Beispiel: Müssen Sie für die Reinigung Ihrer Ferienunterkunft eine längere Wegstrecke in Kauf nehmen, rentiert sich die Auslagerung an externes Reinigungspersonal eher, als wenn sich die Ferienwohnung gleich neben Ihrem eigenen Zuhause befindet.
Dienstleistungen für Ferienimmobilien auslagern
Die Reinigung und Instandhaltung, um beim Thema zu bleiben, sind sicherlich die am häufigsten ausgelagerten Aufgaben. Vor allem Eigentümer mehrerer Ferienunterkünfte nehmen die Dienstleistungen externer Firmen in Anspruch. Das liegt auch daran, dass sich dieser Aufgabenbereich in zeitlicher Hinsicht kaum optimieren lässt. Die Reinigung einer Ferienwohnung dauert nun einmal so lange, wie sie dauert. Mit jeder zusätzlichen Ferienwohnung nimmt der zeitliche Aufwand additiv zu. Sie benötigen also für die Reinigung zweier Wohnungen (mehr oder weniger) doppelt so viel Zeit wie für die Reinigung einer Wohnung.
Das ist in anderen Bereichen nicht der Fall. Ob Sie nun 5 oder 10 Ferienwohnungen vermarkten, der zeitliche Aufwand verdoppelt sich nicht.
- Tipp: Erstellen Sie eine Checkliste für Ihr Reinigungspersonal. So stellen Sie sicher, dass die Sauberkeit dem Standard entspricht, den Sie sich wünschen.
Neben dem Reinigungspersonal lohnt sich womöglich die Einstellung eines Hausmeisters. Dieser kümmert sich um alles, was eben so anfällt, ist ein echter Allrounder und kann sich auch kurzfristig um Kleinigkeiten kümmern. Ein Hausmeister ist auch deshalb wichtig, weil Sie im Notfall nicht immer vor Ort sein können. Neben den eigentlichen Handwerkertätigkeiten besetzen Sie den Posten im Idealfall so, dass er im Zweifel auch mal Aufgaben übernimmt, für die Sie sich eigentlich verantwortlich zeichnen, etwa die Schlüsselübergabe.
Größere Sanierungsarbeiten übergeben Sie in die Hände eines Handwerksbetriebs.
Lohnt sich die Auslagerung des Marketings?
Die meisten Eigentümer von Ferienwohnungen nehmen das Marketing selbst in die Hand. Das liegt schlicht daran, dass der Aufwand dank Ferienhausportalen relativ überschaubar ist. Sie müssen „nur“ die Inserate für Ihre Ferienwohnungen erstellen. Ist das erledigt, haben Sie das Marketing, möchte man das Erstellen eines Inserats als solches bezeichnen, hinter sich gebracht. In den meisten Fällen reicht diese Form der Sichtbarkeit aus. Die Erstellung der Inserate können Sie bereits auslagern. Sie engagieren professionelle Fotografen und Texter. Dann stimmt der erste Eindruck garantiert. Einen solchen Service bietet Ihnen beispielsweise Holidu an.
Falls Sie jedoch ein größeres Geschäft aufziehen und regelmäßig Marketing-Kampagnen fahren möchten, könnte eine vollständige Auslagerung sinnvoll sein. Die Kosten dafür sind natürlich relativ hoch. Sie rentieren sich erst, wenn Sie mehrere Wohnungen vermieten.
Ein breit angelegtes Marketing ist aufwändig herzustellen. Je nach Art der Kampagne betreiben Sie einen Blog oder eine klassische Webseite, informieren Ihre Gäste über diverse Social-Media-Kanäle, schalten Anzeigen und kooperieren mit Reiseveranstaltern, Tourismusbehörden, lokalen Einrichtungen und Co. Sie erstellen ein Marken-Logo und damit einhergehend ein ganzheitliches Design, erarbeiten eine SEO-Strategie und locken Gäste mit Rabatten an.
Wenn Sie diesen Aufwand für eine einzige Ferienwohnung betreiben, holen Sie die Kosten in der Regel nicht ein.
Die Aufgaben des Marketing übergeben Sie einer Agentur, die sich auf die Vermarktung von Ferienunterkünften spezialisiert hat. Im Gegensatz zum einfachen Inserat, das für die Vermietung weniger Ferienwohnungen ausreicht, nimmt ein umfangreiches Marketing regelmäßig Ihre Zeit in Anspruch.
Buchungsmanagement und Verwaltung einer Ferienvermietung verbessern
Mit modernen Buchungssystemen ist die Verwaltung einer Ferienunterkunft weitgehend problemlos möglich und mit einem verhältnismäßig überschaubaren Aufwand verbunden. Je mehr Ferienunterkünfte Sie allerdings besitzen, desto mehr Arbeit müssen Sie investieren. Die Bearbeitung der Buchungsanfragen, die Kommunikation mit Gästen, die Verwaltung der Zahlungen, das Marketing und ähnliche Aufgaben summieren sich dann zu einem echten Nebenjob. Zur effizienten Verwaltung von Ferienvermietungen kann eine Auslagerung einiger oder aller genannten Aufgaben sinnvoll sein.
- Effiziente Verwaltung von Ferienwohnungen
Sie haben die Möglichkeit, die gesamten Buchungsanfragen und damit zusammenhängenden Arbeiten, etwa die Überwachung der Zahlungen, den E-Mail-Verkehr mit Gästen und das Marketing, von einer externen Firma erledigen zu lassen. Üblicherweise zahlen Sie dann eine Gebühr, die pro Übernachtung berechnet wird.
- Check-in und Check-out
Vor allem, wenn Sie mehrere Ferienunterkünfte besitzen und es zu terminlichen Überschneidungen kommt oder wenn Sie nicht in der Nähe Ihrer Ferienwohnung leben, ist die Auslagerung des Check-ins sinnvoll. Der Vorteil gegenüber einem Smart Lock oder anderen technischen Hilfsmitteln liegt im persönlicheren Stil. Einige wenige Gäste empfinden es als höflicher, tatsächlich begrüßt zu werden. In den meisten Fällen können Sie allerdings auf diesen Service verzichten.
Das richtige Unternehmen finden
Wenn Sie im Internet nach Agenturen suchen, die die Verwaltung einer Ferienwohnung übernehmen, finden Sie zahlreiche Angebote. Einige der Agenturen arbeiten lokal und bieten ihre Dienstleistungen vornehmlich in großen Städten an. Andere Anbieter wie help2rent, Homerent, Keyone oder Favorent arbeiten überregional oder sogar deutschlandweit. Oft müssen Sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit eine Agentur die Ferienunterkünfte übernimmt. Die Aufnahme kann vom Standort abhängig sein oder davon, wie viele Ferienunterkünfte Sie vermieten möchten. In der Regel sind regionale Anbieter die beste Anlaufstelle, wenn Sie das Komplettpaket aus Verwaltung, Marketing, Reinigung und Schlüsselübergabe haben möchten. Bei den auch Management Services genannten Anbietern haben Sie üblicherweise die Wahl aus verschiedenen Paketen. So übergeben Sie lediglich Teilaufgaben oder gleich den gesamten Prozess, um bei Ferienunterkünften Zeit zu sparen.
Airbnb
Als eines der größten Unternehmen der Branche steht Airbnb im Fokus vieler Vermieter. Zur Vereinfachung der Verwaltung Ihres Inserats bietet Airbnb ein System mit sogenannten Co-Gastgebern an. Co-Gastgeber können Familienmitglieder und Freunde sein, aber auch Personen aus dem aufgebauten Netzwerk von Airbnb. Co-Gastgeber übernehmen bei Bedarf die Verwaltung Ihres Inserats.
Aufgaben bei Ferienvermietungen auslagern kann sich rentieren
Ob Sie Aufgaben weiterdelegieren und wenn ja, welche, ist offenkundig nicht pauschal beantwortbar. Wenn Sie mehrere Ferienwohnungen vermieten und verwalten, in diesem Bereich bereits Erfahrung gesammelt oder gar eine Ausbildung genossen haben, liegt es nahe, dass Sie die Aufgaben selbst übernehmen. Gleiches gilt für das Marketing oder handwerkliche Tätigkeiten. Je mehr Expertise Sie auf einem Gebiet einbringen können, desto weniger lohnt es sich, externe Firmen zu beauftragen. Sie erledigen die Aufgaben selbst effizient und müssen sich nicht in die Thematik einarbeiten.
Entsprechend gilt, dass sich die Auslagerung besonders dann lohnt, wenn Sie mit der Tätigkeit überfordert sind. Entweder, weil Sie nicht über das entsprechende Know-how oder nicht über die benötigte Zeit verfügen, um den Aufwand betreiben zu können.
- Tipp: Erstellen Sie sich eine Liste mit den zu leistenden Aufgaben. Schätzen Sie ab oder ermitteln Sie genau, wie viel Zeit Sie für die jeweiligen Aufgaben brauchen. Holen Sie sich Angebote der Dienstleister ein. So gewinnen Sie Übersicht und können abwägen, ob es sich in finanzieller und zeitlicher Hinsicht lohnt, externe Angebote in Anspruch zu nehmen.