Den Check-in für Ihre Ferienwohnung vereinfachen
Gäste persönlich empfangen oder Prozesse automatisieren?
Juni 2025
In den meisten Fällen übergibt der Vermieter den Schlüssel zur Ferienunterkunft zu einem vorher vereinbarten Zeitpunkt. Langjährige Vermieter kennen allerdings die Probleme, die sich daraus ergeben. Die Gäste stehen im Stau, finden die Wohnung nicht auf Anhieb oder es kommen eigene Termine dazwischen – Gründe für einen nicht ganz so reibungslosen Ablauf gibt es viele. Vor allem Vermieter, die aus beruflichen Gründen nur wenig Zeit haben, finden sich deshalb oft in verzwickten Situationen wieder. Dieser Artikel stellt Ihnen verschiedene Strategien zur Vereinfachung des Check-ins vor.
Wie man den Check-in bei Ferienvermietungen vereinfacht
Wenn Sie in einem Hotel übernachten, fällt Ihnen sicherlich auf, dass die wenigsten Anbieter noch auf echte Schlüssel setzen. Die Digitalisierung hat auch in der Hotelbranche Einzug gehalten und begrenzt sich nicht nur auf die Zimmerbuchung. Die Möglichkeit, das Türschloss per Zugangscode oder Smart Lock zu öffnen, verbreitet sich auch in der privaten Ferienwohnung. Alle folgenden Verfahren bieten den wesentlichen Vorteil, dass der Check-in automatisch abläuft. Sie müssen also nicht mehr vor Ort sein. Sie ermöglichen Ihren Gästen dadurch eine flexible Anreise, während Sie selbst nicht mehr anwesend sein müssen.
- Smart Lock
Die Automatisierung von Ferienunterkünften geht stetig voran und vereinfacht den Check-in für Vermieter und Gäste. Als Teil des Smart-Home-Konzepts gehören die intelligenten Schlösser sicherlich zu den modernsten Optionen, ein Schloss zu öffnen und zu schließen. Dazu schicken Sie lediglich einen digitalen Zugangscode an Ihre Gäste, der nur für einen ausgewählten Zeitraum zur Verfügung steht. Einzige Voraussetzung ist, dass Ihre Gäste ein Smartphone besitzen, mit dem sie die Daten über die Schnittstelle an das Schloss leiten. Das Prinzip und die Umsetzung sind relativ simpel. Jede Person, die ein Smartphone nutzt, kann auch das Schloss öffnen. Gäste, die allerdings auch im Alltag Probleme mit der modernen Technik haben, könnten überfordert sein. Es gibt verschiedene Technologien, die für Smart Locks infrage kommen. Mit einigen haben Sie über das Internet Zugriff und öffnen das Schloss von jedem Standort, andere funktionieren nur, wenn sich das Smartphone in der Nähe befindet. Einige Smart Lock setzen auf eine Mischform. So erhalten Ihre Gäste sowohl Zugriff über den angesprochenen Code als auch mit einem echten Schlüssel. Eine sinnvolle Alternative für Personen, die weniger technikaffin sind.
- Zugangscodes
Einem ähnlichen Prinzip wie Smart Locks folgen elektronische Türschlösser mit Zugangscode. Auch hier entfällt die Nutzung eines echten Schlüssels. Stattdessen senden Sie Ihren Gästen einen Zugangscode, in der Regel per E-Mail, und ermöglichen ihnen so den Zutritt zur Ferienunterkunft. Ihre Gäste geben die PIN dann über ein Zahlenterminal ein. Wie auch beim Smart Lock können die Schlüssel nicht mehr verloren gehen. Gleichzeitig müssen Sie nicht mehr zum Check-in bereitstehen. Der Vorteil gegenüber einem Smart Lock liegt darin, dass Ihre Gäste kein Smartphone benötigen. Vor allem, wenn Sie vorwiegend an eine ältere Generation vermieten, müssen Sie sich um zu hohe technische Hürden keine Gedanken machen.
- Schlüsseltresor
Schlüsseltresore ähneln stark den elektronischen Schlössern mit Zugangscodes. Allerdings öffnet der entsprechende Code nicht die Wohnungstür, sondern einen kleinen Tresor, in dem sich ein echter Schlüssel befindet. Ein Schlüsseltresor ist üblicherweise günstiger als elektronische Schlösser oder Smart Locks. Sie müssen das Türschloss nicht umbauen lassen, sondern lediglich einen Tresor in der Nähe installieren. Hier ist es allerdings besonders ratsam, nicht die billigste Variante zu wählen, sondern auf gute Qualität zu achten. Schließlich verwahrt der Tresor Ihre wertvollen Schlüssel.
- Wichtig: Erläutern Sie das Verfahren. Schicken Sie Ihren Gästen lediglich den Zugangscode oder den digitalen Schlüssel, kommt es schnell zu Verwirrungen. Erklären Sie Ihren Gästen am besten in einer einfachen, aber präzisen Schritt-für-Schritt-Anleitung, wo sie das Schloss finden und wie sie es öffnen können. Einigen Gästen gelingt der Check-in auf Anhieb, weil sie sich mit der modernen Technik auskennen oder das Verfahren bereits oft durchlaufen haben. Bei anderen Gästen ist das jedoch nicht der Fall. Auch deswegen sollten Sie immer erreichbar sein.
Online-Check-in
Die elektronischen Schlösser bringen nur wenig, wenn Sie einen Meldeschein in Papierform nutzen. Damit Sie nicht zur Ferienunterkunft fahren müssen, um persönlich eine Unterschrift Ihrer Gäste anzufordern, sollten Sie einen Online-Check-in nutzen. Mittlerweile gilt der Online-Check-in als übliches, weil deutlich einfacheres Verfahren.
Unterstützung suchen bei Bekannten oder einer professionellen Verwaltung
Möchten Sie Ihren Gästen einen persönlichen Empfang bereiten, sind aber aufgrund anderer Termine verhindert? Bitten Sie einen Bekannten oder eine Agentur um Mithilfe. Ersteres ist selbsterklärend. Bei einer Agentur im hier gemeinten Sinne handelt es sich um Anbieter, die sich um jegliche Belange rund um Ihre Ferienunterkunft kümmern. Solche Agenturen übernehmen bei Bedarf auch Verwaltungsaufgaben, optimieren Ferienwohnungen, sorgen sich um das Marketing, die Reinigung oder eben auch um den Vorgang des Check-ins. Diese Alternative finden Sie meistens nur in touristisch erschlossenen Gebieten und kosten natürlich Geld, sorgen aber für eine effiziente Ferienhaus-Vermietung. Die Agenturen arbeiten in der Regel auf Provisionsbasis.
Geben Sie Ihren Gästen alle nötigen Informationen an die Hand
Um den eigentlichen Check-in so angenehm wie möglich zu gestalten, sorgen Sie, soweit es Ihnen möglich ist, für eine entspannte Ankunft Ihrer Gäste. Stellen Sie sich am besten vor, welche Informationen Ihnen weiterhelfen würden, die Ferienwohnung bequem zu erreichen. Wo können Ihre Gäste nahe der Unterkunft parken? Ist es möglich oder sogar nötig, Ihren Gästen einen reservierten Parkplatz zur Verfügung zu stellen? Über welche Route reisen Ihre Gäste am besten? Welche öffentlichen Verkehrsmittel können sie nutzen? Wo finden sie den Wohnungsschlüssel, falls Sie als Vermieter einmal nicht vor Ort sind? Informieren Sie Ihre Gäste über mögliche Baustellen in der Nähe, die eine Zufahrt erschweren.
Einige der Informationen stellen Sie den Gästen bereits in einer automatisierten E-Mail, im Inserat auf dem Ferienhausportal oder auf Ihrer Homepage zur Verfügung, andere wiederum im Bedarfsfall (Bsp.: Baustelle) ebenfalls per E-Mail, telefonisch oder auf Ihrem bevorzugten Kommunikationskanal. Davon profitieren Sie als Vermieter, weil sich die Ankunft Ihrer Gäste nicht unnötig verzögert und Ihre Gäste natürlich auch, weil sie relaxed in den Urlaub starten und wissen, dass sie auf einen aufmerksamen und hilfsbereiten Gastgeber treffen.
Seien Sie während der voraussichtlichen Ankunft Ihrer Gäste zumindest telefonisch jederzeit erreichbar. Während des Check-ins und kurz danach können immer unerwartete Probleme auftauchen. Ein falscher Zugangscode oder ein defektes Schloss verhindern den Zutritt zur Wohnung, das WLAN funktioniert nicht oder Geräte sind defekt. Treffen Ihre Gäste gleich zu Beginn ihrer Reise auf Unannehmlichkeiten, ist der gute erste Eindruck schnell dahin. Das gilt insbesondere dann, wenn die Gäste auf sich allein gestellt sind und keine Hilfe in Aussicht ist. Sind die Probleme jedoch schnell gelöst, werten die meisten Gäste dies eher positiv als negativ.
Die Vorteile der Vereinfachung des Check-ins, insbesondere die der Automatisierung, liegen auf der Hand. Der größte Nachteil, ebenfalls der Automatisierung geschuldet, ist der unpersönliche Umgang mit den Gästen. Wie so oft ist dieser Vorgang der Vereinfachung eine Abwägungsfrage.