SES.Hospedajes
Was es ist und welche Auswirkungen es auf Ferienhaus-Vermieter hat
Dezember 2025
Eigentümer einer Ferienwohnung in Spanien kennen das Prozedere der Meldepflicht bereits. Seit Februar 2023 müssen sie ihre Ferienwohnung einmalig bei der örtlichen Polizei oder der Guardia Civil registrieren. Außerdem muss jeder Gast innerhalb von 24 Stunden nach Eintreffen bei der Behörde per Formular angemeldet werden. Diese Neuerungen sind auf das königliche Dekret 933/2021 zurückzuführen. Um den Prozess zu beschleunigen, hat das Innenministerium das Verfahren zentralisiert. Das eingeführte, digitale System hört auf den Namen SES.Hospedajes. Welche gesetzlichen Anforderungen für die Ferienhaus-Vermietung in Spanien auf Sie zukommen, wie die Registrierung von Reisenden auf SES.Hospedajes funktioniert und mit welchen Auswirkungen Sie als Vermieter rechnen müssen, erfahren Sie in dieser Übersicht.
Was hat es mit der Registrierung der Gäste in Spanien auf sich?
Die Registrierung der Reisenden bei der Polizei dient der nationalen Sicherheit und soll sowohl die Rechte der Eigentümer als auch der Mieter schützen. Dazu war bislang ein Gang zur Guardia Civil oder der Polizei notwendig. Das ist jetzt nicht mehr der Fall. Seit Oktober 2024 sind Eigentümer verpflichtet, Angaben über die Gäste mittels der neu eingeführten Online-Plattform SES.Hospedajes zu übermitteln. Bis zum 2. Dezember 2024 gewährte das Innenministerium eine Übergangszeit, um das neue System zu übernehmen.
So registrieren Sie sich auf der Plattform
Die Registrierung auf der Plattform ist durchaus etwas umständlich. Ziel ist es, Personen eindeutig zuzuordnen und einen Missbrauch des Systems zu verhindern. Im Folgenden erfahren Sie die nötigen Schritte, die eine Registrierung ermöglichen. Eine Registrierung auf SES.Hospedajes ist in deutscher Sprache leider nicht möglich. Mithilfe des Google-Übersetzers können Sie jedoch recht einfach durch die Seite navigieren.
- Folgen Sie zunächst diesem Link: https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/hospedajes-y-alquiler-de-vehiculos/. Er führt Sie auf die entsprechende Seite des Innenministeriums, auf der Sie Ihre Unterkunft registrieren können.
- Klicken Sie in der Tabelle in der ersten Zeile auf das @-Zeichen. Schnell wird ersichtlich, dass zunächst eine eindeutige Identifikation nötig ist. Das Innenministerium stellt Ihnen dazu zwei Optionen zur Verfügung, die Sie über die Links auf der Seite erreichen können.
- Sie können sich entweder bei cl@ve registrieren, das eine Identifikation per Video-Ident-Verfahren und per Brief ermöglicht, oder Sie besorgen sich ein Online-Zertifikat, das Ihre Identität verifiziert. Hier ist die Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) zuständig. Die Registrierung bei cl@ve ist dabei eindeutig die einfachere Variante, wenn Sie noch kein Zertifikat besitzen. Um ein digitales Zertifikat zu erhalten, müssen Sie sich an eine autorisierte Zertifizierungsstelle wenden. Ansprechpartner sind in diesem Fall die spanischen Konsulate oder dritte Dienstleister wie spezialisierte Steuerberater.
- Haben Sie Ihre Identität erfolgreich verifiziert, ist die restliche Prozedur recht übersichtlich. Sie müssen lediglich alle benötigten Informationen in die dazu vorgesehenen Felder eingeben. Dazu zählen etwa Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten sowie wichtige Informationen über Ihre Ferienunterkunft.
- Im Anschluss sollten Sie die Daten noch einmal eingehend überprüfen, ehe Sie Ihre digitale Unterschrift unter das Dokument setzen.
Die Registrierung Ihrer Mieter
Die Anmeldung auf der Plattform ermöglicht Ihnen eine einfache Registrierung Ihrer Gäste.
Sie finden auf der Plattform das Formular zur Anmeldung Ihrer Gäste. Das Formular fragt Daten zu jedem Gast ab, den Sie empfangen. Tragen Sie entsprechende Daten wie Name, Vorname und Mietzeitraum in das Formular ein. Das gilt für alle Gäste über 16 Jahre. Anschließend unterschreiben Sie das Formular per digitaler Unterschrift und senden es ab. Aufgrund des Umfangs der Daten sollten Sie diese bereits bei der Buchung auf der Website für Ferienhaus-Vermietung abfragen und den Prozess soweit wie möglich automatisieren. So sparen Sie jede Menge verwalterischen Aufwand ein.
Welche Daten Sie weiterleiten müssen
Wenn Gäste persönlich bei Ihnen buchen und nicht über ein externes Ferienhaus-Portal, müssen Sie sowohl die Daten Ihrer Gäste persönlich übermitteln als auch eigene Daten über Ihre Ferienunterkunft. Und das innerhalb von zwei Phasen.
Nach der Buchungsphase übermitteln Sie den Behörden
- den Code Ihrer Unterkunft
- die vollständige Adresse der Unterkunft
- die Vertragsdaten wie etwa die Reservierungs-ID
- den Mietzeitraum
- die Anzahl der Gäste
- die Zahlungsart
- Kontaktdaten der Gäste zuzüglich einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
Dieser Vorgang fällt weg, wenn Sie einen externen Anbieter nutzen. Ein Ferienhaus-Portal fragt diese Daten automatisch ab.
Die zweite Phase der Datenübermittlung beginnt mit dem Check-in. Auch hier sind entsprechende Informationen über Ihren Betrieb (erneut Code der Unterkunft), den Vertrag (Mietzeitraum etc.) und die Reiseteilnehmer weiterzuleiten. Reisen Minderjährige mit, müssen Ihre Gäste das Beziehungsverhältnis angeben. Die genauen Angaben finden Sie im Formular. Deutlich wird, dass sich der verwalterische Aufwand erhöht. Bitten Sie Ihre Gäste deshalb darum, vor der Ankunft die Daten bereitzuhalten oder fragen Sie diese bereits vorher ab.
Vorsicht: Bei der Aufbewahrung der Daten müssen Sie sich an die Vorschriften der DSGVO halten. Eine Weiterleitung an Dritte ist ebenso verboten wie eine unzureichend gesicherte Verwahrung. Speichern Sie die Daten auf einem Laptop, müssen Sie sicherstellen, dass Dritte darauf keinen Zugriff haben.
Mittlerweile finden Sie auf dem Markt Apps und Programme, die Ihnen dabei helfen, die entsprechenden Daten abzufragen und den verwalterischen Aufwand zu reduzieren.
Die Sanktionen können mitunter hoch ausfallen, weshalb eine Automatisierung des Prozesses nicht nur aus Zeitgründen sinnvoll erscheint.
Mit welchen Strafen Vermieter rechnen müssen
Die zentrale Datenerfassung dient auch dazu, illegale Ferienunterkünfte und damit Steuerhinterziehung zu unterbinden. Vor allem aber solle durch das Dekret laut Innenministerium die Sicherheit im Land erhöht werden, weshalb die Datenerfassung erleichtert und gleichzeitig die Datensicherheit verbessert werden soll. Durch das zentrale Register fällt die Überwachung und die Nachverfolgung deutlich leichter. Mit der Plattform fällt die Registrierung von Reisenden bei der Polizei weg, sodass der Prozess erleichtert wird.
Die Erfassung weitreichender und sensibler Daten steht allerdings in der Kritik. Der erhöhte bürokratische Aufwand, der trotz der Vereinfachung weiterhin anfällt, missfällt der Tourismusbranche ebenfalls. Ob Sie dem Gesetz nun positiv oder negativ gegenüberstehen – die Vehemenz, mit der die spanischen Behörden ihr Ziel verfolgen, wird spätestens bei der Betrachtung der möglichen Strafzahlungen deutlich. Bereits bei kleineren Verstößen müssen Sie mit Bußgeldern im mittleren dreistelligen Bereich rechnen. Dazu zählen etwa fehlerhafte Informationen über Ihre Gäste oder eine verspätete Datenübermittlung. Übermitteln Sie gar keine Daten oder melden Sie Ihre Ferienunterkunft gar nicht erst an, müssen Sie im schlimmsten Fall mit Strafzahlung von bis zu 30.000 Euro rechnen.
Was bedeutet das für Ihre Gäste und den Tourismus?
Nicht nur Sie haben einen höheren Aufwand zu bewältigen. Auch Ihre Gäste müssen vor und während jeder Reise die Daten angeben, die Sie als Gastgeber sammeln und übermitteln müssen. Das stößt nicht bei jedem auf Gegenliebe, zumal nicht nur die Ferienhausvermietungs-, sondern auch die Autovermietungsbranche betroffen ist. Während vor den neuen Gesetzen nur wenige Angaben wie Name, Geburtsdatum und Geschlecht notwendig waren, um einen Urlaub in Spanien zu verbringen, sind es mittlerweile deutlich mehr geworden.
Ob und wenn ja, wie stark sich das auf den Tourismus in Spanien auswirkt, bleibt abzuwarten.