Wie Sie Ihr Ferienhausgeschäft automatisieren
Ferienhausverwaltung: Effizienter durch Automatisierung
Juni 2025
Als Vermieter einer Ferienwohnung erleichtern Sie sich Ihren Alltag, wenn Sie möglichst viele Aufgabenbereiche automatisieren. Der Technik sei Dank, funktioniert das mittlerweile mit einfachen Mitteln. Was Sie brauchen, ist die passende Software und ein paar technische Geräte. Je nachdem, wie viele Ferienwohnungen Sie wo anbieten, lohnt sich die Automatisierung mal mehr und mal weniger. Je größer Ihr Ferienwohnungsgeschäft, desto stärker sind Sie auf automatisierte Prozesse angewiesen. Ansonsten wachsen Ihnen die Aufgaben schnell über den Kopf.
Nutzen Sie einen Channel Manager
Sobald Sie Ihre Ferienunterkünfte auf mehreren Ferienhaus-Vermietungsportalen gleichzeitig inserieren, nimmt Ihnen ein Channel Manager erhebliche Arbeiten ab. Mit der Software zentralisieren Sie die verschiedenen Portale auf einem System und verbessern die Verwaltung der Ferienwohnung.
- Kalender und Buchungen synchronisieren
Bucht ein Gast auf einer Ferienhauswebsite Ihre Unterkunft, blockiert der Channel Manager automatisch alle entsprechenden Termine auf den anderen angeschlossenen Seiten. Dadurch entfällt das manuelle Blockieren der Daten. Dadurch sparen Sie nicht nur erheblichen Verwaltungsaufwand, sondern vermeiden auch Doppelbuchungen.
- Nachrichten verwalten
Mit einem Channel Manager müssen Sie sich nicht mehr auf jedem Portal einzeln anmelden, um auf empfangene Nachrichten zu antworten. Sie erhalten alle Nachrichten auf Ihrer Verwaltungssoftware und können direkt zurückschreiben. - Preise und Beschreibungen anpassen
Das gleiche Prinzip funktioniert auch mit der Anpassung der Preise und Beschreibungen. Statt die Daten auf jedem Portal einzeln anzupassen, ändern Sie die Daten lediglich einmal. Die Synchronisation der Daten läuft dann automatisch über die Schnittstelle.
Preise automatisieren
Viele Vermieter passen die Preise an die Kundennachfrage an. Besitzen Sie etwa eine Ferienunterkunft an der Küste, können Sie im Sommer mit höheren Preisen planen. Im Winter ist der Andrang dagegen eher gering, weshalb Sie Gäste mit niedrigen Preisen anlocken können. Zur Automatisierung der Preisänderungen können Sie entsprechende Programme nutzen, die den optimalen Preis mithilfe eines Algorithmus berechnen. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, Preisgrenzen zu setzen.
Automatisieren Sie den Check-in mit einem smarten Türschloss
Smarte Türschlösser sind äußerst nützlich. Vor allem, wenn Sie über mehrere Ferienunterkünfte verfügen und sich diese außerhalb Ihres Wohnorts befinden, sparen Sie sich enorme Kosten und Zeit. Sie brauchen vor Ort keine Mitarbeiter, die die Wohnungsschlüssel persönlich übergeben und müssen auch selbst nicht anwesend sein, sollten Sie der Nachbar Ihrer eigenen Gäste sein. Stattdessen senden Sie Ihren Gästen einen Code oder eine Zugangsberechtigung per App. So erlauben Sie Ihren Gästen den Zutritt zur Ferienwohnung und ändern ganz einfach Code oder Zugangsberechtigung wieder nach der Abreise. Im Idealfall automatisiert der Channel Manager sogar die Generierung der Codes und schickt Ihren Gästen diese per E-Mail zu. Dann müssen Sie selbst das nicht mehr manuell erledigen. Weiterer Vorteil: Sollten sich Ihre Gäste einmal verspäten oder früher als geplant anreisen, müssen Sie weder warten noch Ihre Termine umlegen, die Ihnen womöglich im Wege stehen, da sich die Gäste ganz einfach mit einem Self-Checkin in die Ferienwohnung lassen können.
Ansonsten finden Sie auf dem Markt einige Drittanbieter, die solche Funktionen anbieten. Darüber hinaus können Sie sich mit Geräten und Anwendungen aus dem Smart Home-Bereich auch anderer Aufgaben entledigen.
Was das Smart Home Ihnen noch abnimmt
Einige Arbeiten können Sie mit dem Einbau von Smart-Home-Systemen weiter automatisieren. Sie sind dann nicht mehr gezwungen, die Unterkünfte vor Ort zu kontrollieren. Stattdessen greifen Sie einfach auf Ihr Smartphone zurück und überwachen Ihre Wohnungen mit wenigen Klicks.
- Smarte Beleuchtung
Mit einer smarten Beleuchtung erkennen Sie schnell, ob Ihre Gäste nach der Abreise die Lichter ausgemacht haben. Falls nicht, machen Sie es über Ihr Smartphone aus.
- Digitale Ausstattung
Das gleiche Prinzip funktioniert mit fast allen Ausstattungsgegenständen. Die Sorge, ob der Herd oder der Backofen noch an ist, erübrigt sich. Die Kontrolle vor Ort ebenfalls. - Intelligente Heizung
Ebenso vorteilhaft ist es, die Heizung regulieren zu können. Sobald die Gäste abreisen, regulieren Sie die Heizung auf eine angemessene Temperatur. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern verringert auch die Heizkosten.
Instandhaltung zentralisieren
Jedem Mitarbeiter der Instandhaltung die Buchungsdaten zukommen zu lassen oder bei Problemen den passenden Mitarbeiter zu kontaktieren, erweist sich ab einer gewissen Größe eines Ferienhaus-Vermietungsgeschäfts als echte Herausforderung. Stattdessen nutzen Sie eine Software und statten jeden Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten aus. So weiß das Reinigungspersonal, wann die Gäste ein- und auschecken und trägt sich eigenständig in den Kalender ein. Das gilt auch für den Hausmeister, der den Rasen mäht oder kleinere Reparaturaufgaben übernimmt. Wenn Ihr Reinigungspersonal einen defekten Wasserhahn feststellt, übermittelt es die Information über die Software. Ihr Hausmeister oder der Handwerker eines entsprechend eingeweihten Betriebs übernimmt diese Aufgabe, bearbeitet sie und hakt sie anschließend als erledigt ab. So müssen Sie als Verwalter diese Aufgaben nicht selbst übernehmen und ersparen sich Anrufe und Zeit. Ein derartiges System zu etablieren, lohnt sich natürlich nicht für jeden Vermieter.
Möglicherweise ist in Ihrem Channel Management System eine solche Funktion bereits integriert. Ansonsten finden Sie im Netz passende Software für diese Aufgabe.
Kommunikation mit den Gästen
Wenn Sie Gäste für Ihre Ferienwohnung anwerben, können Sie einige Schritte der Kommunikation auf jeden Fall automatisieren. Das gilt vor allem für den E-Mail-Verkehr. Sinnvolle Vorlagen, die Sie prinzipiell für jeden Gast nutzen können, umfassen etwa die Buchungsbestätigung, relevante Informationen wie die Gästemappe, die jeder Gast benötigt, oder die höfliche Nachfrage, ob der Aufenthalt angenehm war. Wenn Sie Ihre Ferienunterkunft automatisieren, sollten Sie allerdings darauf achten, die Gäste aus Gründen der Höflichkeit mit dem Namen anzusprechen. Auch diesen Vorgang können Sie mit der passenden Software automatisieren.
- Bots für den Kundenservice
Ein nützliches Tool kann ein Chatbot sein, der Kundenanfragen automatisch beantwortet. Hilfreich ist so ein Programm insbesondere dann, wenn es sich um einfache und wiederkehrende Fragen handelt. Ein Chatbot ist vor allem für Unternehmen interessant, die viele Ferienwohnungen vermieten. Sie sollten den Chatbot jedoch nur als Alternative anbieten und nicht als einzigen Ansprechpartner. Es ist deutlich kundenfreundlicher und gelegentlich auch nötig, dass Kunden Sie per E-Mail und Telefon erreichen können.
Vernachlässigen Sie nicht Ihre Gäste
Sicherlich lässt sich ab einer gewissen Größe eines Ferienwohnungsgeschäfts eine Form der Entkopplung des Vermieters von den Gästen nicht vollständig vermeiden. Dennoch sollten Sie versuchen, auf Ihre Gäste nicht allzu generisch und unpersönlich zu wirken. Stammgästen eine persönliche E-Mail zu schicken oder hin und wieder vor Ort persönlich nach dem Wohlbefinden zu fragen, kommt gut an. Das stärkt die Bindung zu Ihren Kunden, führt zu erfreulichen Bewertungen und wirkt sich nachhaltig und positiv auf Ihr Geschäft aus.
Verwaltung vollständig abgeben
Mit den verschiedenen Möglichkeiten, die Verwaltung zu automatisieren, reduzieren Sie Ihre Arbeitszeit bereits deutlich. Doch selbst wenn Sie alle Methoden ausreizen, bleibt in der Regel ein gewisser Verwaltungsaufwand. Vollständig abgeben können Sie den letztendlich nur, wenn Sie eine externe Firma beauftragen. Je nach Vertragssituation legen Sie lediglich Teilbereiche oder aber die komplette Verwaltung in fremde Hände. Die Kosten sind allerdings mitunter sehr hoch, weshalb sich das Unterfangen oft nur wirklich lohnt, wenn Sie mehrere Unterkünfte vermieten.