Die Finanzen Ihrer Ferienunterkunft organisieren: Der komplette Leitfaden
Steuern, Buchhaltung und Kosten im Griff behalten
Dezember 2025
Bei der Vermietung von Ferienunterkünften spielt die Verwaltung eine wesentliche Rolle. Das liegt in erster Linie daran, dass Sie Ihre Daten an das Finanzamt weiterleiten müssen. Wenn Sie selbst beruflich nur wenig mit Finanzen, Buchführung und ähnlichen Thematiken in Berührung kommen, verrät Ihnen dieser Artikel, wie man die Finanzen eines Ferienhauses verwaltet. Selbst wenn Sie die rechtlichen Einzelheiten nicht kennen, sollten wenigstens Ihrem Steuerberater am Ende des Jahres alle wichtigen Informationen zur Verfügung stehen. Mit den richtigen Werkzeugen fällt die Organisation jedoch leicht und erfordert nur wenig Aufwand.
Warum Sie Ihre Finanzen für Ferienwohnungen mit Sorgfalt organisieren müssen
Der Hauptgrund, aus dem Sie Ihre Finanzen möglichst sorgfältig, präzise und vollständig zusammentragen sollten, sind die rechtlichen Vorgaben. Sie sind dazu verpflichtet, dem Finanzamt korrekte Angaben zu machen und müssen Einnahmen und Ausgaben im Zweifel nachweisen. Zudem besteht die Möglichkeit, Werbungskosten geltend zu machen und Abschreibungen vorzunehmen. Auf diese Weise können Sie die Steuerlast reduzieren. Schreiben Sie sich dazu alle Kosten auf und bewahren Sie alle Rechnungen, die im Zusammenhang mit der Ferienunterkunft aufgetreten sind. Dazu zählt auch ein Laptop, mit dem Sie die Unterkunft verwalten. Mindestens im ersten Jahr lohnt es sich, einen Steuerberater zu beauftragen und wichtige Erkenntnisse sowie Finanztipps für Ferienhäuser mitzunehmen. Auch danach kann sich ein Experte definitiv noch rentieren.
Setzen Sie auf eine digitale Lösung
Um die Finanzen Ihrer Ferienunterkunft zu organisieren, investieren Sie in eine ansprechende Software, die Ihren Ansprüchen genügt. Sie finden verschiedene Anbieter auf dem Markt, die kostenlose Testversionen zur Verfügung stellen. Lesen Sie sich Rezensionen durch, fragen Sie im Bekanntenkreis nach Erfahrungsberichten oder testen Sie, welche Lösung Ihnen zusagt. Einfache Buchungssoftware, die sich für die Organisation Ihrer Finanzen eignet, kostet zwischen 10 und 20 Euro. Gut investiertes Geld! Zu den gängigen Anbietern, deren Softwarelösungen allesamt als mindestens gut bewertet wurden, zählen SevDesk, Lexware, orgaMAX, Papierkram, WISO und viele weitere. Alternativ können Sie auch auf Microsoft Excel oder kostenlose Open-Source-Programme zurückgreifen. Wenn Sie mit digitalen Lösungen nichts anzufangen wissen, funktioniert Buchhaltung auch mit Stift und Papier.
Schlüsseln Sie Ihre Kosten auf
Als Betreiber einer Ferienwohnungen kommen einige Fixkosten auf Sie zu. Diese sollten Sie kennen, schließlich sollten Ihre Einnahmen am Ende des Jahres so hoch sein, dass diese die Summe aus Fixkosten und der weiteren Ausgaben übersteigen. Ist das nicht der Fall, ist Ihr Ferienhausgeschäft unrentabel und Sie sollten die Finanzen für Ihre Ferienwohnungen überdenken. Zu den üblichen Fixkosten gehören
- die Nebenkosten
- Versicherungen
- Hypotheken
- Anschlüsse für Telefon und Internet
- Ausgaben für Reinigungspersonal
Hinzu kommen variable Kosten, die eben nicht zu den Fixkosten zählen. Das können etwa Ausgaben für Reparatur- und Sanierungsarbeiten aber auch Anschaffungskosten sein, falls mal wieder die Kaffeemaschine streikt oder Geschirr in die Brüche geht. Ebenso sollten Sie sich die Anschaffungskosten derjenigen Dinge notieren, die Sie später ebenfalls abschreiben können und nicht unmittelbar zur Wohnung, sondern zur Aufrechterhaltung Ihres Vermietungsgeschäft zählen. Dazu gehören zum Beispiel der bereits erwähnte Laptop oder die Software, die Sie zur Buchhaltung nutzen. Auch die Kosten für Ihren Steuerberater notieren Sie sich.
Wie oft sollten Sie Ihre Finanzen kontrollieren?
Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Grundsätzlich gilt: Je häufiger Sie Ein- und Ausgaben verzeichnen, desto häufiger sollten Sie diese überprüfen. Wenn Sie täglich Ein- und Ausgaben verzeichnen, lohnt es sich, diese auch täglich zu kontrollieren. Damit vermeiden Sie es, ins Hintertreffen zu geraten und Unstimmigkeiten zu übersehen.
Sind Sie Eigentümer einer einzigen Ferienwohnung, lohnt sich die tägliche Kontrolle natürlich nicht. Dann reicht es aus, die entsprechenden Beträge nach Eingang auf Ihr Konto einzutragen. Passen Sie die Kontrollintervalle entsprechend Ihrer Situation an. Eine Routine einzuführen ist sicherlich nicht verkehrt. So können Sie etwa dazu übergehen, die Finanzen jeden Samstagmorgen zu kontrollieren und am Ende eines Monats eine Bilanz zu ziehen, die Sie auch nach den Wochenergebnissen aufschlüsseln können. Die hilft Ihnen im Laufe Ihrer Vermieterkarriere, besucherstarke Zeiträume zu ermitteln und Ihre Preise dynamisch daran anzupassen.
Einmal jährlich ziehen Sie Bilanz. Das machen Sie einerseits für das Finanzamt, andererseits auch für sich selbst. Schließlich möchten Sie selbst auch wissen, ob sich Ihr Geschäft auszahlt..
Preisgestaltung verbessern
Zu einer vollständigen Finanzplanung gehört eine am Markt angepasste Preisgestaltung. Wie hoch der Preis pro Übernachtung genau ausfällt, ist stark von der Lage, aber natürlich auch von der Immobilie selbst abhängig. Je besser die Lage und je hochwertiger die Immobilie, desto höher können Sie den Preis ansetzen. Orientieren Sie sich grob an den Preisen ähnlicher Immobilien in Ihrer Umgebung. Sie müssen den Preis zwar nicht zwingend auf andere Angebote abstimmen, aber für eine bessere Einschätzung lohnt sich der Vergleich. In saisonal stark abhängigen Regionen ist es zudem üblich, Preise an die Nachfrage anzupassen. So kostet eine Ferienunterkunft an der Ostsee in den Sommermonaten deutlich mehr als im Winter. Bei einigen Ferienhausportalen haben Sie die Option, eine dynamische Preisgestaltung zu aktivieren. Die berechnet den „optimalen“ Preis anhand verschiedener Faktoren. Bei den meisten Programmen können Sie verschiedene Einstellungen wählen und etwa Preisgrenzen festlegen.
Optimieren Sie Ihre Ein- und Ausgaben
Im Laufe Ihrer Finanzkontrollen gewinnen Sie eine Übersicht über Ihre gesamten Kosten und können sich daran machen, diese weiter zu optimieren. Stellen Sie die Posten Ihrer Einnahmen und Ausgaben gegenüber und überlegen Sie, wo Einsparungspotenzial vorliegt und Mehreinnahmen möglich sind. Gehen Sie strukturiert vor und starten Sie bei den größten Posten.
Die engmaschige Kontrolle Ihrer Finanzen zahlt sich jetzt aus. Sie können feststellen, in welchen Zeiträumen Ihre Einnahmen aus den Ferienunterkünften besonders hoch liegen und wann Sie mit Besucherflauten rechnen müssen. Womöglich lassen sich mit etwas Marketing die Auslastungsquote verbessern und die Einnahmen erhöhen, wenn Sie in den besucherstarken Phasen die Übernachtungspreise anpassen.
Welche Ausgaben können Sie reduzieren? Lohnt sich die Einstellung von Reinigungspersonal? Können Sie eine Agentur beauftragen, die sich um das Marketing kümmert? Lohnt es sich überhaupt, die Ferienwohnung zu vermieten? Je nach Situation stellen sich Ihnen andere Fragen bezüglich Ihrer Finanzen. Nach der Beantwortung dieser Fragen können Sie den weiteren Finanzplan für Ihre Ferienhäuser aufstellen.
Lohnt sich professionelle Hilfe?
In der Regel beinhaltet die Organisation der Finanzen nur wenig Arbeit. Bewahren Sie dazu lediglich alle Rechnungen, die im Zusammenhang mit der Ferienunterkunft entstehen, geordnet auf. Die deutlich komplexere doppelte Buchführung und Aufstellungen von Bilanzen müssen Sie erst vornehmen, wenn Sie ein Unternehmen mit Umsatzerlösen von mindestens 800.000 Euro führen. In diesen Dimensionen kann sich eine Fachkraft natürlich lohnen. Wenn Sie sich ein wenig eingearbeitet haben, sind Sie in der Woche nur noch wenig mit den Finanzen Ihrer Unterkunft beschäftigt. Lediglich einmal im Jahr kann es sinnvoll sein, sich professionelle Hilfe zu holen. Ein guter Steuerberater verschafft Ihnen Sicherheit und ist auch finanziell eine gute Investition.
Möchten Sie mit der Verwaltung Ihrer Ferienunterkunft nichts zu tun haben, können Sie den Vorgang natürlich abgeben. Agenturen, die nicht nur Ihre Finanzen für Ferienwohnungen übernehmen, gibt es viele. Bei Bedarf übernehmen die Firmen auch den Check-in, kümmern sich um die Reinigung und um die Kommunikation mit den Gästen. Dann müssen Sie natürlich mit relativ starken finanziellen Einbußen von schätzungsweise 20 % rechnen.