Sofortbuchungen für Ferienunterkünfte
Alles, was ein Gastgeber wissen muss
August 2025
Mit Sofortbuchungen ist es den Gästen möglich, Ferienwohnungen ohne zusätzliche Bestätigung des Gastgebers zu buchen. Sie müssen keine Wartezeit in Kauf nehmen und können die weitere Urlaubsplanung vorantreiben. Auf den ersten Blick bietet die Option den Gästen also ausschließlich Vorteile. Als Gastgeber dürfte Ihnen die Entscheidung, ob Sie Sofortbuchungen zulassen, vielleicht nicht ganz so leicht fallen. Vor allem die Angst vor problematischen Gästen und Doppelbuchungen beschäftigt viele Vermieter. Aufgrund einiger technischer Fortschritte sind solche Problematiken allerdings weitgehend obsolet. Der Trend geht insbesondere auf den bekannten Buchungsportalen Richtung Sofortbuchung. Die meisten Portale bieten beide Lösungen an.
Wie funktionieren Sofortbuchungen?
Früher war es üblich, dass Gäste nicht sofort buchen, sondern eine Buchungsanfrage senden. Gastgeber haben dann die Möglichkeit, die Buchung anzunehmen oder sie abzulehnen. Bei einer Sofortbuchung wird dieser Teil übersprungen. Die Buchung wird automatisch angenommen.
Mehr Buchungen
Bei Gästen sind Sofortbuchungen üblicherweise beliebter als die verhältnismäßig umständlicheren Buchungsanfragen. Sicherlich betrifft das nicht annähernd alle potenziellen Besucher. Dennoch können Sie durch die fehlende Sofortbuchung durchaus Gäste verlieren.
Geringerer Verwaltungsaufwand
Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand durch die Sofortbuchung auf ein Minimum. Zumindest dann, wenn Sie entweder lediglich auf einem Ferienhausportal inserieren oder einen Channel Manager nutzen, der Ihre Kalender sofort synchronisiert. Arbeiten Sie gleichzeitig mit automatisierten E-Mails, müssen Sie sich lediglich noch um die Schlüsselübergabe und die Reinigung kümmern. Die Buchungsbestätigung, die Sie ansonsten manuell erledigen müssten, fällt dagegen natürlich weg.
Keine Überprüfung möglich
Da die Buchung automatisch angenommen wird, haben Sie keine Möglichkeit mehr, den möglichen Gast in irgendeiner Form zu überprüfen. Ein persönlicher E-Mail-Kontakt vor der Buchung findet dann ebenfalls nicht mehr statt. Prinzipiell ist das allerdings aus verschiedenen Gründen unproblematisch. Zunächst stimmt der Gast der Hausordnung, wenn Sie denn eine vorlegen, ebenfalls automatisch zu. Ebenso können Sie die Nutzung der Sofortbuchung auf bestimmte Personen eingrenzen. Bei Airbnb gibt es etwa die Einstellung, dass ausschließlich positiv bewertete Gäste Ihre Sofortbuchung nutzen dürfen. Alle anderen müssten sich dann bei Ihnen über eine Buchungsanfrage melden.
So arbeiten die Ferienhausportale
Nahezu alle Ferienhausportale arbeiten mit beiden Optionen, also den Sofortbuchungen und den Buchungsanfragen. Die folgenden Angaben beziehen sich auf den November 2024, spätere Änderungen sind möglich.
- Airbnb: Das US-Unternehmen überlässt Ihnen die freie Wahl. Bei einer Buchungsanfrage müssen Sie innerhalb von 24 Stunden antworten, damit diese nicht verfällt. Bei der Sofortbuchung können Sie verschiedene Kriterien einsetzen. So lassen Sie die Option ausschließlich positiv bewerteten Gästen zu.
- Tripadvisor: Tripadvisor hat beide Optionen in petto, knüpft die Sofortbuchung jedoch an bestimmte Bedingungen. Es kommen nur Konten infrage, die eine Annahmequote von wenigstens 75 %, drei Buchungen innerhalb der letzten zwei Jahre und eine Stornierungsquote von höchstens 20 % aufweisen.
- Booking.com, Expedia und FeWo-direkt: Bei Booking.com können Sie sowohl Sofortbuchungen als auch Buchungsanfragen nutzen. Sie haben also die freie Wahl. Expedia und FeWo-direkt arbeiten ebenfalls mit beiden Optionen.
So funktioniert der Channel-Manager
Wie erwähnt, kommen Sie um einen Channel-Manager nicht herum, wenn Sie auf mehreren Portalen gleichzeitig arbeiten. Der Channel Manager dient als zentrales System, mit dem Sie alle E-Mails, Buchungsanfragen, aber auch Sofortbuchungen empfangen und verwalten. Nicht jeder Channel-Manager arbeitet mit jedem Vermietungsportal gleich gut. Hier kommt es auf die Schnittstelle an, um einen funktionierenden Datenaustausch zu gewährleisten. Suchen Sie sich einen Manager heraus, der die von Ihnen bevorzugten Portale unterstützt. Bucht jetzt ein Gast Ihre Unterkunft auf einem bestimmten Portal, werden die Informationen über den Channel-Manager automatisch an alle anderen Kalender der weiteren Portale gesendet. Doppelbuchungen sind dann schon technisch nicht mehr möglich. Mit manuellem Blocken der Kalender sind Doppelbuchungen dagegen nahezu unvermeidlich.
Wer sollte auf Sofortbuchungen verzichten?
Sofortbuchungen sind in vielen Fällen die einfachere und vielleicht bessere Lösung. Allerdings gibt es ebenso gute Gründe, weiterhin die Buchungsanfrage zu nutzen. Wenn Sie etwa ausschließlich Gäste aufnehmen, die wenigstens einen Monat buchen, ist ein vorheriger E-Mail-Verkehr hilfreich, um wichtige Angelegenheiten abzuklären. Möglicherweise sind Ihre Hausregeln eher außergewöhnlich und Sie möchten sich um die Einhaltung vergewissern. Das kann beispielsweise bei starken Allergien vorkommen. Haben Ihre Gäste unvermeidlichen Kontakt mit Ihren Haustieren, sollten Sie sie besser darüber unterrichten. Der wichtigste Grund ist jedoch erhöhte Kontrolle. Bei Sofortbuchungen müssen Sie die gewählten Termine weitgehend hinnehmen, da Stornierungen finanzielle Konsequenzen haben können. Bei Buchungsanfragen können Sie die Termine noch einmal überprüfen.
Auch Anfänger lassen die Option der Sofortbuchung besser weg
Da sich bei Sofortbuchungen Fehler einschleichen können, sollten Anfänger diese Option erst einmal außen vor lassen. Tritt etwa versehentlich eine Doppelbuchung auf oder Sie haben die Ferienwohnung nicht rechtzeitig geblockt, weil Sie in diesem Zeitraum die Arbeit als Gastgeber nicht wahrnehmen können, müssen Sie eine Buchung stornieren. Das wirkt sich natürlich negativ auf die Bewertung Ihrer Ferienwohnung aus.
Gerade in der Anfangszeit, wenn Sie noch nicht so viele Bewertungen sammeln konnten, wirken sich auch wenige negative Bewertungen stark aus. Passiert Ihnen der Fehler hingegen, wenn Sie bereits 30 positive Bewertungen verbuchen durften, fällt dieser eine weniger ins Gewicht.
Zusätzlich sollten Sie bedenken, dass zu Beginn viele Prozesse in der Verwaltung aufgrund des Mangels an Erfahrung noch ins Stocken geraten können. Anfänger sollten sich nicht überfordern und verschiedene Optionen sukzessive einführen, um die Kontrolle nicht zu verlieren.
Lohnt sich die Sofortbuchung?
Aus rein wirtschaftlicher Perspektive sollten Sie die Option der Sofortbuchung auf jeden Fall implementieren. Sie dürfen mehr Gäste begrüßen, da Sie den Prozess für potenzielle Kunden vereinfachen und diese somit eher Ihr Angebot wahrnehmen. Außerdem reduzieren Sie den verwalterischen Aufwand, wenn Sie mit einem Channel Manager arbeiten und Ihnen keine Doppelbuchungen unterlaufen. Dank der verschiedenen Optionen, wie sie etwa Airbnb anbietet, brauchen Sie sich auch um die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Gäste keine Sorgen zu bereiten. Das gilt freilich nur, wenn diese Optionen auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Einige Algorithmen verschiedener Ferienhausportale bevorzugen Gastgeber, die die Option der Sofortbuchung einbinden.
Gleichwohl sollten Sie auch die Nachteile bedenken. Das Risiko der Doppelbuchung ist unter Umständen höher. Gerade in der Anfangszeit können sich Fehler einschleichen, die negativ auf Sie zurückfallen können. Wenn Sie etwa vergessen, Ihre Ferienwohnung zu blockieren, müssen Sie wohl oder übel in den sauren Apfel beißen und stornieren oder den Grund Ihrer Blockade hintenanstellen. Außerdem müssen Sie in Kauf nehmen, dass Ihnen die Möglichkeit der Überprüfung der Gäste nicht möglich ist. Ob Sie die Nachteile in Kauf nehmen, ist sicherlich auch eine Abwägungsfrage.