Was ist ein PMS und wie Sie das richtige auswählen

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Was ist ein PMS?

Bei einem PMS handelt es sich um eine Software zur Verwaltung von Unterkünften aller Art. Mit den Systemen ist es möglich, alle Büroarbeiten mit nur einem zentralen Programm zu erledigen. Zu den Aufgaben zählen unter anderem die Kommunikation mit den Gästen, die Organisation der Buchungen und des Kalenders, das Schreiben der Rechnungen und die Überprüfung der Zahlungen oder die Koordination der Reinigungsaufgaben. Mit einem Property Management System für Ferienunterkünfte ist es deutlich einfacher, den Überblick zu behalten. Sie können schneller und effizienter die wichtigen Punkte abarbeiten. 

Die wichtigsten Aufgaben eines PMS

Die sicherlich wichtigste Aufgabe eines PMS ist es, alle Aufgaben an einem Ort zu bündeln. Statt mit jeweils einem Programm für Ihren Kalender, einem für Ihre Rechnungen und einem für den E-Mail-Verkehr, arbeiten Sie mit nur einem System. Die PMS unterscheiden sich dabei in ihrem Umfang zum Teil recht stark voneinander. Während kleinere Programme nur die wichtigsten Aufgaben übernehmen, bieten andere Lösungen den Komplettansatz mit vielen Einstellungsmöglichkeiten. 

• Channel-Management: Sobald Sie eine Ferienunterkunft auf mehreren Portalen anbieten, müssen Sie sich Gedanken über die Organisation der Kalender machen. Wenn Sie die Buchungsanfrage auf einem Portal bestätigen, müssen Sie die Kalender aller anderen Portale für Ferienunterkünfte ebenfalls anpassen und den entsprechenden Termin blockieren. Tun Sie das nicht, drohen Doppelbuchungen, die im schlimmsten Fall viel Geld kosten können. Ein PMS mit integriertem Channel-Manager verhindert dieses Problem. Über eine Schnittstelle laufen die Daten der angeschlossenen Portale über den Channel-Manager. Buchen Gäste einen Termin über ein Portal, wird der Termin auf allen anderen Portale blockiert. Die Synchronisation findet automatisch statt. Eine Doppelbuchung ist technisch dadurch ausgeschlossen.
• Kommunikation mit Gästen und Mitarbeitern: Mithilfe der angesprochenen Schnittstelle wird nicht nur Ihr Kalender synchronisiert, sondern auch die Kommunikation zentralisiert. Richten Sie das System so ein, dass Sie alle E-Mails von Gästen an einem Ort erhalten. So behalten Sie stets den Überblick und müssen nicht ständig zwischen den Konten der Portale hin- und herschalten. Zudem erstellen Sie mit dem System automatisierte E-Mails und reduzieren somit die Arbeitszeit.
• Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung: Mit einem PMS schreiben Sie Rechnungen und verbuchen sie direkt im System. Stornoberechnungen sind problemlos möglich. Mit einer direkten Bindung zum Online-Banking überprüfen Sie eingegangene Zahlungen oder überweisen sie selbst.
• Buchungen und Preise verwalten: Ein übersichtlicher Kalender, der die Buchungen inklusive der zugesprochenen Leistungen (etwa Wäschepakete) übersichtlich darstellt, ist ebenso praktisch wie ein Preisrechner. Dadurch erstellen Sie individuelle Preismodelle, die sich an die bestellten Leistungen, den Saisonzeiten und weiteren Gebühren anpassen. 
• Personalplanung: Programme, die sich vornehmlich an Unternehmen richten, ermöglichen auch eine ausgeklügelte Personalplanung. So erstellen Sie etwa Dienstpläne, verwalten Urlaubsanträge, schreiben Pläne für den Reinigungsdienst und erfassen die Arbeitszeiten. Über Kommunikationskanäle teilen Sie Ihrem Personal wichtige Informationen mit. Sie können Ihren Mitarbeitern zudem Zugriff auf bestimmte Daten geben. Welche das sind, entscheiden Sie im Voraus.
• Digitale Gästemappe: Mit einigen der PMS haben Sie sogar die Möglichkeit, Ihren Gästen eine eigene kleine App anzubieten. Über die App können Ihre Gäste etwa Zahlungen vornehmen, wichtige Reiseinformationen überprüfen, Leistungen nachbuchen oder die Gästemappe einsehen. Dadurch können Sie Ihren Gästen auch Empfehlungen für die Reise aussprechen und Restaurants oder Ausflugsziele vorschlagen.

Worauf Sie bei der Wahl des PMS achten müssen

Zunächst einmal sollten Sie sich fragen, welchen Anforderungen ein PMS gerecht werden muss. Was für ein Unternehmen führen Sie und welche Aufgaben muss ein PMS bewältigen können? Hat das Unternehmen verschiedene Abteilungen oder anders gefragt: Wie komplex ist die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern? Möchten Sie Ihr Geschäft in Zukunft weiter ausbauen oder reicht es Ihnen, eine oder wenige Ferienwohnungen zu verwalten? Welches das beste PMS für Ferienunterkünfte ist, lässt sich pauschal nicht beantworten.

Kostengünstige oder kostenlose Programme reichen für kleine, verwalterische Aufgaben aus. Möchten Sie Ihr Ferienunterkunftsgeschäft skalieren oder Ihr Unternehmen weist bereits eine gewisse Größe auf, lohnt sich womöglich eine Investition in umfangreiche Programme.

Diese enthalten weitaus mehr Funktionen, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten können. Ein solches Programm erlaubt Ihnen beispielsweise die Berechnung und Erstellung präziser Preismodelle. Aufgrund der relativ hohen Kosten eines umfangreichen PMS rentieren sich die Programme erst ab einer gewissen Unternehmensgröße.

Der Nachteil eines hohen Funktionsumfangs ist bekanntermaßen die nachlassende Benutzerfreundlichkeit. Der Umstand lässt sich kaum vermeiden. Dennoch finden einige Softwarehersteller bessere Lösungen als andere. Stellen Sie sicher, dass Ihr Property Management System trotz vieler Funktionen intuitiv von der Hand geht.

Ist ein Onboarding notwendig?

Je nach Programm kann auch eine Schulung Ihrer Mitarbeiter notwendig sein. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter das Programm beherrscht. Die Schulung der Mitarbeiter gehört zum Prozess des Onboardings. Dazu zählt auch die Migration der Daten, die Ihr Unternehmen vor der Nutzung des neuen Systems gesammelt hat. Außerdem wird das System, wenn gewünscht, an die Anforderungen des Unternehmens angepasst. Derartige Prozesse übernehmen bei Bedarf Mitarbeiter des Softwareanbieters.

Skalierbarkeit sicherstellen

Sollten Sie Interesse daran haben, Ihr Unternehmen zu vergrößern, vergewissern Sie sich, dass Sie das Programm auch dann noch nutzen können, wenn sich Ihre Unternehmensstruktur ändert und Sie mehr Funktionen benötigen, als es aktuell der Fall ist. Erneut alle Mitarbeiter umzuschulen und Ihre Daten auf ein anderes Programm zu migrieren, kostet unnötige Ressourcen. Moderne Programme bieten Individualisierungsmöglichkeiten an. Buchen Sie entsprechend nur die Leistungen, die Sie brauchen.

Eine oder wenige Unterkünfte verwalten

Sie verwalten lediglich eine oder wenige Unterkünfte und suchen ein übersichtliches Programm, mit dem Sie die Verwaltung vereinfachen können? Dann finden Sie einige passende Programme, die Sie kostenlos oder für nur wenige Euro im Monat herunterladen können. Achten Sie in erster Linie darauf, dass der Channel-Manager problemlos mit den Ferienhausportalen kompatibel ist, die Sie nutzen. Üblicherweise werben die Programme mit den Plattformen, mit denen sie zusammenarbeiten. Durch die passende Schnittstelle können Sie sicher sein, dass die Daten auch wirklich ankommen und Ihre Kalender entsprechend synchronisiert werden. Bei der Verwaltung von nur einer Unterkunft sind PMS nicht unbedingt nötig. Um einen Channel-Manager, der die Kalender synchronisiert, kommen Sie allerdings oftmals nicht herum. Zumindest dann nicht, wenn Sie auf mehreren Websites für Ferienwohnungen inserieren.

Können Sie die Software von unterwegs nutzen?

Mittlerweile Standard und trotzdem der Sache halber einmal erwähnt, sollten Sie bei der Wahl des Programms auf eine mobile Variante achten. Bei kostenlosen Programmen ist das nicht unbedingt der Fall, falls Sie jedoch viel Geld in eine derartige Software investieren, dürfen Sie davon ausgehen, dass Sie diese auch unterwegs nutzen können.

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