Gäste-Check-in: kompletter Leitfaden und Checkliste für Gastgeber

So., 28. März ±3|

Mai 2026

Der erste Check-in ist ein Meilenstein für jeden Gastgeber. Er sollte sorgfältig ablaufen, denn er prägt den ersten Eindruck Ihrer Gäste – und ist eine echte Chance auf eine gute Bewertung auf einem Ferienwohnungen-Portal. In diesem Artikel zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie den Check-in für Ihre Ferienhausvermietung organisieren: von der Vorbereitung der Unterkunft bis zur Begrüßung Ihrer Gäste.

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Der Wert des Pre-Check-ins

Ein gutes Check-in-Management für Ferienwohnungen beginnt lange bevor Ihre Gäste ankommen. Beim Pre-Check-in geht es nicht nur darum, dass Ihre Unterkunft sauber und einladend wirkt, sondern auch um klare Kommunikation im Vorfeld.

Digitale Kommunikation

Ein paar Tage vor der Anreise ist es empfehlenswert, eine Willkommensnachricht zu senden – mit der genauen Adresse der Unterkunft, idealerweise inklusive Google-Maps-Link, und mit Informationen zum Check-in. Besonders wenn Sie Self-Check-in bei Ferienwohnungen anbieten, ist diese Nachricht die beste Gelegenheit, alle notwendigen Schritte verständlich zu erklären.

Um Missverständnisse zu vermeiden, können Sie außerdem einen Check-in-Leitfaden für Ferienhäuser erstellen. Darin erklären Sie z.B., wie die Schlüssel übergeben werden bzw. wie man an den Code für eine Schlüsselbox kommt, wo sich die Schlüsselbox befindet (am besten mit Fotos) usw. Dieser Leitfaden ist ein wertvolles Hilfsmittel – sowohl für Sie als auch für Ihre Gäste. Darin können Sie u.a. aufnehmen:

Zugangsdaten fürs WLAN;
Hinweise zur Mülltrennung (falls Ihre Unterkunft Müll trennt);
Sehenswertes in der Umgebung – von Restaurants und Bars bis zu Supermärkten und Sehenswürdigkeiten (inkl. GPS-Standorten für eine reibungslose Orientierung);
Notfallnummern für den Fall, dass etwas nicht funktioniert – inklusive Ihrer Nummer und der eines vertrauenswürdigen Nachbarn;
Eine Skizze/Übersicht, wo sich Sicherheitsausstattung befindet, z.B. Feuerlöscher, Kohlenmonoxidmelder und Erste-Hilfe-Set;
Check-out-Zeit und Hinweise zur Rückgabe der Schlüssel;

Die Unterkunft vorbereiten

Stellen Sie vor der Ankunft sicher, dass die Unterkunft in jeder Hinsicht einwandfrei ist. Damit Sie nichts dem Zufall überlassen, hilft eine Check-in-Checkliste fürs Ferienhaus, die alles Wichtige abdeckt:

Inseratsbeschreibung: Prüfen Sie zuerst, ob die Beschreibung Ihres Ferienunterkunft-Inserats wirklich zu Ihrer Unterkunft passt. Eine ehrliche Beschreibung mit einer korrekten Ausstattungsliste sorgt dafür, dass die Erwartungen Ihrer Gäste erfüllt werden – und hilft, negative Bewertungen zu vermeiden.
Systemcheck: Stellen Sie sicher, dass alle Geräte und Hauptsysteme funktionieren, z.B. Boiler sowie Heiz-/Kühlsysteme. Prüfen Sie außerdem, ob die Glühbirnen in Ordnung sind und das WLAN stabil läuft.
Handtücher: Legen Sie ein Set aus drei Handtüchern pro Gast bereit: ein großes Badetuch, ein mittelgroßes Gesichtshandtuch und ein kleines Handtuch. Am besten gut sichtbar, z.B. auf dem Bett.
Badezimmer: Stellen Sie sicher, dass pro Gast zwei Rollen Toilettenpapier verfügbar sind, und prüfen Sie, ob ausreichend Seife, Waschmittel (falls vorhanden) und Hygieneartikel bereitliegen.
Bettwäsche: Idealerweise gibt es pro Person zwei Kissen mit Bezügen sowie ein komplettes Set aus Bettlaken und Bettdecke. Zusätzlich sind saisonale Bettdecken (Sommer-/Winterdecke) sowie Decken in verschiedenen Stärken sinnvoll – diese können Sie im Kleiderschrank bereitlegen.
Küche: Viele Gäste kochen mehrere Mahlzeiten in der Unterkunft. Deshalb sollte die Küche mit einem Basis-Set ausgestattet sein: Salz, Pfeffer, Öl und Zucker sowie Kaffee oder Tee. Legen Sie saubere Geschirrtücher bereit und stellen Sie einen neuen Spülschwamm sowie Spülmittel zur Verfügung.
Sicherheitsausstattung: Prüfen Sie, ob Ihre Unterkunft alle gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsvorrichtungen hat – sowohl für die Sicherheit Ihrer Gäste als auch zur Vermeidung von Bußgeldern. Welche Ausstattung nötig ist, hängt vom Land ab. Recherchieren Sie das frühzeitig.
Reinigung: Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterkunft gründlich gereinigt haben und keine typischen „vergessenen“ Stellen übrigbleiben – etwa hinter Schränken und Geräten, unter Möbeln, beim Filter der Klimaanlage oder auf Stoffoberflächen. Desinfizieren Sie außerdem häufig berührte Bereiche wie Türgriffe, Schalter, Geräte, Fernbedienungen, Küchenoberflächen usw.

Die Ankunftsphase

Grundsätzlich haben Sie zwei Optionen: persönlicher Check-in oder Self-Check-in bei Ferienwohnungen. Wenn Sie Ihre Gäste persönlich begrüßen, schaffen Sie schnell eine angenehme Atmosphäre. Sie können die Wohnung zeigen, die wichtigsten Geräte erklären, an zentrale Hausregeln erinnern und lokale Empfehlungen geben.

Wenn ein persönlicher Empfang nicht möglich ist, können Sie den Self-Check-in nutzen – achten Sie dabei darauf, dass Sie alle Regeln und Vorgaben rund um Self-Check-in einhalten (dazu gleich mehr). Wenn Sie sich positiv abheben möchten, legen Sie ein Willkommenspaket bereit. Zum Beispiel lokale Produkte zum Probieren, kalte Getränke oder ein kleines Geschenk wie einen personalisierten Schlüsselanhänger mit Ihrem Branding – eine gute Idee, um eine Ferienwohnung zu inserieren, die im Gedächtnis bleibt.

Zum Abschluss sollten Sie Ihren Gästen signalisieren, dass sie Sie bei Problemen jederzeit kontaktieren können. Früh reagieren ist die beste Strategie gegen Ärger und schlechte Bewertungen.

Rechtliche Anforderungen

Jeder Gastgeber muss bestimmte bürokratische Schritte erfüllen – je nach Standort Ihrer Unterkunft. In der Regel gehören dazu:

Gästemeldung bei der Polizei: In vielen Ländern wie Italien, Spanien, Frankreich und Portugal müssen Gastgeber ihre Gäste bei der Polizei melden – oft innerhalb von 24 Stunden. Denken Sie daran, um Bußgelder zu vermeiden.
Kurtaxe/Übernachtungssteuer: Liegt Ihre Unterkunft in Italien, Spanien, Frankreich, Portugal oder Deutschland, kann es sein, dass Sie eine Kurtaxe einheben und an die zuständigen Stellen abführen müssen. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Gemeinde eine solche Abgabe erhebt, denn das ist nicht überall der Fall. Häufig gibt es kommunale Plattformen zur Gästeregistrierung und regelmäßigen Abrechnung. Manche Gemeinden haben sogar Vereinbarungen mit großen Plattformen, über die man Ferienhäuser mieten bzw. buchen kann (z.B. Booking oder Airbnb), sodass die Abgabe automatisch im Nachtpreis enthalten ist.
Regionale Registrierung: Zusätzlich zur Polizeimeldung kann es erforderlich sein, weitere Angaben an Ihre zuständige Behörde zu übermitteln. In Spanien müssen Sie z.B. jährlich einen NRA-Bericht abgeben, mit Angaben wie Gästeanzahl, Check-in/Check-out-Daten und Aufenthaltszweck. Informieren Sie sich daher über die Anforderungen in Ihrer Region und dokumentieren Sie diese Daten für alle Aufenthalte.
Versicherung: Manche Länder wie Portugal, Italien und Frankreich verlangen eine spezielle Versicherung für Ferienhausvermietungen, bevor Sie vermieten dürfen. Prüfen Sie, ob das in Ihrem Land/ Ihrer Region gilt, und stellen Sie sicher, dass Ihre Police gültig ist, bevor Sie Gäste annehmen.
Self-Check-in-Einschränkungen: Wenn Sie eine Ferienunterkunft in Italien besitzen, gelten zusätzliche Regeln zum Self-Check-in. Dort müssen Gastgeber die Identität ihrer Gäste persönlich überprüfen – entweder durch physische Anwesenheit oder per Videoanruf zum Check-in-Zeitpunkt.

Check-in für Gastgeber-Anfänger: so wird es einfacher

Check-in lässt sich deutlich vereinfachen, wenn Sie Plattformen wie Holidu nutzen. Mit Holidu profitieren Sie von mehreren Vorteilen:

Globale Sichtbarkeit: Sie können Ihre Anzeige von einem einzigen Konto aus auf mehr als 25 Buchungsplattformen veröffentlichen – darunter VRBO, Airbnb und Booking. Das reduziert das Risiko von Doppelbuchungen, weil Sie Kalender über mehrere Ferienhausvermietungs-Websites hinweg sauber synchronisieren können.
Professionelles Fotoshooting: Holidu bietet Gastgebern ein kostenloses Fotoshooting an, um die Stärken Ihrer Unterkunft hervorzuheben. Gute Fotos machen oft den entscheidenden Unterschied – besonders bei zunehmend starker Konkurrenz.
Vereinfachte Objektverwaltung: Mit einer einzigen App können Sie alles rund um Ihre Ferienunterkunft verwalten – von Willkommensnachrichten bis zur Zahlungsabwicklung.

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