Kontakt zu Ihren Gästen: Wie und wann man am besten kommuniziert

Juni 2026

Eine erfolgreiche Ferienvermietung ist weitaus mehr als nur ein Inserat auf Holidu. Sobald Sie online sind und alle Vorteile nutzen, die die Website für die Ferienvermietung bietet, ist es entscheidend, Strategien zu implementieren, die den Reisenden ein exzellentes Erlebnis garantieren. Schließlich führen positive Erlebnisse zu guten Bewertungen, die maßgeblich für den Ruf und das Ranking Ihrer Ferienunterkunft sind.

Eine gute Kommunikation mit den Gästen ist daher für Vermieter, die eine maximale Rentabilität ihres Geschäfts sicherstellen möchten, unerlässlich. Die Effektivität dieses Austauschs bestimmt maßgeblich die Erfahrung Ihrer Kunden, schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass alles reibungslos verläuft.

Viele Vermieter fragen sich, wie sie mit Gästen – ob über Airbnb oder andere Plattformen – am besten kommunizieren, ohne aufdringlich zu wirken oder den Kontakt zu spärlich zu halten. Erfahren Sie, wann Sie E-Mails an Gäste einer Ferienwohnung senden sollten, um den Aufenthalt zu verbessern, Probleme zu vermeiden und positive Rückmeldungen zu fördern.

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Die Bedeutung einer aktiven und aufmerksamen Kommunikation

Wenn Sie Ihre Ferienwohnung vermieten, ist die Beziehung zu Ihren Gästen die Grundlage für einen angenehmen und informierten Aufenthalt. Daher ist die Kommunikation mit Gästen essenziell, um Erwartungen zu erfüllen und eine effektive Betreuung zu bieten, bei der sich die Gäste gut aufgehoben fühlen.

Obwohl diese Betreuung wünschenswert ist, kann ein Übermaß genauso schädlich sein wie ein Mangel. Die versendeten Nachrichten müssen relevant, professionell und informativ sein, ohne invasiv zu wirken. Eine angemessene Kommunikation sollte häufige Fragen beantworten, Probleme vorhersehen, Vertrauen schaffen und sicherstellen, dass der Gast eine hervorragende Bewertung hinterlässt.

Schritt für Schritt: Wann Sie den Gast kontaktieren sollten

Vielleicht fragen Sie sich an diesem Punkt, welche Nachricht Sie den Gästen hinterlassen sollten und zu welchem Zeitpunkt dies geschehen muss. Auch wenn die Antwort variieren kann, empfehlen wir einen Zeitplan mit fünf bis sieben Kontaktpunkten zwischen der Buchung und dem Follow-up nach dem Aufenthalt.

Die empfohlenen Zeitpunkte für den Kontakt sind:

• Buchungsbestätigung
• Reiseplanung
• Check-in
• Begleitung während des Aufenthalts
• Check-out
• Kundenbindung (Optional)
• Besondere Anlässe (Optional)

1. Die Buchungsbestätigung für die Ferienwohnung

Die erste E-Mail sollte unmittelbar nach der Buchung versendet werden. Mit der Buchungsbestätigung wird dem Gast garantiert, dass sein Aufenthalt gesichert ist, und er wird für sein Vertrauen gedankt. Enthalten sein sollten die wichtigsten Eckdaten: An- und Abreisedatum, Dauer und Personenanzahl. Dies ist auch der richtige Zeitpunkt, um den gezahlten Betrag sowie den Namen und den Standort der Unterkunft zu bestätigen. Ein direkter Kontakt zeigt Professionalität und sorgt für einen exzellenten ersten Eindruck.

1. Reiseplanung

Eine Woche vor der Ankunft können Sie den Gästen eine Nachricht zur Reiseorganisation senden. Dies ist der ideale Zeitpunkt, um nach der Ankunftszeit zu fragen und Zusatzleistungen wie Kinderbetten oder Frühstück anzubieten. Nutzen Sie auch die Gelegenheit, an die Hausregeln zu erinnern.

1. Der Check-in-Prozess bei Ferienwohnungen

Die dritte Nachricht sollte am Tag vor der Anreise verschickt werden und den Check-in-Prozess bei Ferienwohnungen zum Thema haben. Sie muss alle notwendigen Informationen enthalten: die genaue Adresse, den Türcode (oder den Fundort der Schlüssel), die Anreisezeit und das Vorgehen bei Verspätungen. In die Willkommensnachricht für Gäste gehören auch praktische Details wie die Zugangsdaten für das WLAN. Wenn Sie spezifische Portale nutzen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Airbnb-Willkommensnachricht in einem gastfreundlichen Ton verfassen.

1. Begleitung während des Aufenthalts

Ein kurzes Nachfragen, ob alles zur Zufriedenheit ist, beweist Liebe zum Detail. Diese Nachricht sollte kurz und freundlich sein. So lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

1. Check-out

Wir empfehlen, am Tag vor der Abreise eine Abschiedsnachricht zu senden, um den Prozess zu vereinfachen. Geben Sie die Check-out-Zeit an und senden Sie den Link zum Bewertungsportal des Portals für Ferienvermietung, um Feedback zu erhalten.

1. Kundenbindung (Optional)

Ziel ist es, den Gast zu einer Wiederbuchung zu motivieren. Nutzen Sie einen persönlichen Ton und bieten Sie gegebenenfalls einen Rabattcode für künftige Aufenthalte an.

1. Besondere Anlässe (Optional)

Grüße zu Weihnachten oder anderen Feiertagen sind eine nette Art, in Erinnerung zu bleiben und neue Buchungen zu fördern.

Tipps für eine effektive Kommunikation

Wenn Sie Ihre Ferienwohnung inserieren, ist eine effektive Kommunikation eine entscheidende Strategie. Achten Sie auf folgende Punkte:

• Bevorzugen Sie prägnante, klare und leicht lesbare Nachrichten.
• Wählen Sie einen menschlichen und herzlichen Ton, verzichten Sie aber auf übermäßige Formalitäten.
• Personalisieren Sie Ihre Nachrichten, auch wenn Sie diese automatisieren.
• Stellen Sie sicher, dass die Texte die gängigsten Fragen beantworten.
• Geben Sie für Notfälle immer eine direkte Kontaktmöglichkeit an.
• Vermeiden Sie Grammatikfehler, da diese Ihre Professionalität beeinträchtigen könnten.

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